Срок хранения графика отпусков

Коротко

График отпусков хранится три года — это статья 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством: график на 2026 год, утверждённый в декабре 2025-го, хранится с 01.01.2027 до конца 2029 года.

Сколько хранится график отпусков

График отпусков — документ по учёту кадров, и срок его хранения прямо назван в статье 453 Перечня Росархива: три года. Это правило действует для обычных коммерческих организаций; для источников комплектования государственных архивов сроки могут быть иными, их сверяют по тому же Перечню.

Три года — не срок жизни самого документа, а срок, в течение которого его обязаны хранить. Дальше организация вправе уничтожить график по акту, если не началась проверка и документ не нужен для судебного дела. Раньше срока уничтожать нельзя: часть 1 статьи 17 и статья 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле связывают сроки хранения с обязанностью выдавать документы по запросу.

С какого дня считать срок

Срок хранения графика отпусков считают не от даты утверждения и не от последнего дня отпуска, а с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу. График на 2026 год утверждён в декабре 2025-го, но делопроизводство по нему идёт весь 2026 год, поэтому отсчёт начинается с 01.01.2027.

Практический вывод: график на 2026 год нужно хранить до конца 2029 года. Такой же порядок применяют к листам ознакомления работников, если они оформлены приложением к графику: приложение — часть документа, и срок у него тот же.

Если график дополняли или меняли в течение года, делопроизводство по нему всё равно заканчивается в том же году: отдельного срока для изменений нет.

Что хранить вместе с графиком

Приказ об утверждении графика — отдельного срока хранения у него нет, поэтому храните вместе с графиком три года: график обычно оформляют приложением к приказу.
Приказы о внесении изменений и дополнений в график — регистрируйте отдельно от приказов о предоставлении отпусков и храните по тому же трёхлетнему сроку.
Листы ознакомления работников с графиком — три года, если это приложение к графику; отдельный журнал ознакомления ведут и хранят по правилам для журналов регистрации приказов об отпусках.
Приказы о предоставлении отпусков — срок другой, чем у графика; не путайте их с приказом об утверждении графика при сдаче в архив.

Чем грозит хранение меньше срока

Если инспектор труда или суд запросит график, а срок его хранения ещё не истёк, документ нужно представить. За непредставление документов, которые организация обязана хранить, возможна ответственность — её основание и размер смотрите в Кодексе об административных правонарушениях и в законе об архивном деле.

Обратное тоже верно: за непредставление документа, у которого срок хранения истёк, привлечь не должны. Поэтому архив стоит вести так, чтобы по каждому графику была видна дата окончания делопроизводства и дата, с которой начинается отсчёт.

Частые вопросы

Сколько хранится график отпусков в организации?

Три года по статье 453 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство.

До какого года хранить график отпусков на 2026 год?

Делопроизводство по графику на 2026 год заканчивается в 2026 году, отсчёт идёт с 01.01.2027, значит, хранить его нужно до конца 2029 года.

Нужно ли хранить приказ об утверждении графика отпусков?

Отдельного срока для такого приказа нет. График обычно является приложением к приказу, поэтому приказ хранят вместе с графиком три года.

Сколько хранить листы ознакомления с графиком?

Если лист ознакомления — приложение к графику, храните его вместе с графиком три года. Если ведёте отдельный журнал ознакомления, ориентируйтесь на срок для журналов регистрации приказов об отпусках.

Можно ли уничтожить график раньше трёх лет?

Нет. Пока срок хранения не истёк, документ обязаны хранить и представлять по запросу. Уничтожение оформляют актом после окончания срока, если документ не нужен для текущих проверок и судебных дел.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Графики, приказы и листы ознакомления — та часть работы, где легко потерять срок и версию документа. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, сверки, отчёты, — и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»