Срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы

Срок зависит не от того, сколько человек отдыхал, а от вида отпуска. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением Перечень относит к документам со сроком 5 лет. Если ежегодный отпуск положен за работу с вредными или опасными условиями труда, срок вырастает до 50 или 75 лет.

Отпуск без сохранения зарплаты — отдельная строка: приказы о нём, как и об отпуске по уходу за ребёнком, хранят 50 лет (75 — для документов до 2003 года). Логика в том, что такой отпуск влияет на страховой стаж и будущую пенсию человека, поэтому подтверждение нужно десятилетиями.

Точка отсчёта — 1 января года, следующего за годом, в котором приказ закончен делопроизводством. Приказ, подписанный в 2026 году, попадёт в расчёт с 1 января 2027 года.

Если приказ об отпуске за свой счёт подшит в личное дело работника, он хранится столько же, сколько личное дело. Заявление работника к приказу об отпуске без сохранения зарплаты хранят 50 или 75 лет по статье 434 Перечня. Если документ подшит в личное дело, его хранят в составе дела.

Иногда работодатель оформляет одним приказом ежегодный отпуск и отпуск за свой счёт. У таких документов разные сроки, а подшить приказ можно только в одно дело. Его отправляют в дело с наибольшим сроком хранения — то есть к приказам об отпуске без сохранения зарплаты. Тогда приказ о ежегодном отпуске проживёт 50 лет вместо 5, и найти его в нужной папке будет сложнее. Надёжнее оформлять два приказа.