Срок хранения инвентарных карточек основных средств

Коротко

Инвентарная карточка — регистр аналитического учёта, в котором ведут объект основных средств: первоначальную стоимость, амортизацию, перемещения, ремонт и выбытие. Срок её хранения зависит от того, что за объект в ней учтён: карточки учёта зданий и сооружений хранят до ликвидации организации, остальные — не меньше пяти лет после выбытия объекта.

Сколько хранится карточка

Общее правило для регистров бухгалтерского учёта задаёт часть 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: первичные документы, регистры и бухгалтерская отчётность хранятся не менее пяти лет после отчётного года. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса добавляет своё требование: документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет. Инвентарная карточка попадает под оба правила.

Для карточек учёта зданий и сооружений действует отдельная норма: пункт «а» статьи 329 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) требует хранить журналы, карточки и базы данных учёта основных средств — зданий и сооружений — до ликвидации организации. Карточки учёта материальных ценностей и иного имущества хранят пять лет.

Если документы допускают разные сроки, применяют наибольший. Поэтому карточку на здание не уничтожают через пять лет после списания: она лежит, пока существует организация.

С какого момента считать пять лет

Срок отсчитывают не с даты открытия карточки и не с даты выбытия объекта, а с 1 января года, следующего за годом, в котором карточка закрыта.
Объект списан в марте 2024 года — карточка закрыта в 2024 году, пятилетний срок начинается с 1 января 2025 года и истекает 31 декабря 2029 года.
Пока объект числится в учёте, карточка хранится: срок хранения для действующего основного средства не течёт.
По выбывшим объектам карточки хранят отдельно от карточек действующих основных средств.
Собственные формы карточек, если организация их ввела, подчиняются тому же минимуму; более короткий срок в учётной политике незаконен.

Бумажная карточка и электронная

Электронную карточку хранят по тем же срокам, что и бумажную. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 задаёт правила хранения электронных архивных документов: файл должен оставаться читаемым весь срок, а не только лежать на диске. Это значит, что к моменту истечения срока у организации должна открываться карточка в том формате, в котором она была создана, вместе с подписью, если документ подписывали электронной подписью.

Практический минимум: карточку выгружают в архивный формат и хранят вместе с журналом учёта, где видно, когда объект принят и когда выбыл. Без журнала невозможно доказать, что пятилетний срок уже прошёл и документ можно уничтожить.

Сроки по видам объектов

Объект	Срок хранения	Норма
Здания и сооружения	До ликвидации организации	п. «а» ст. 329 Перечня, приказ Росархива № 236
Иное имущество: оборудование, транспорт, техника	Не менее 5 лет после года выбытия	ч. 1 ст. 29 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Малоценные активы, переведённые из основных средств	С момента фактического выбытия, не ранее 5 лет	п. 5 ФСБУ 6/2020, ч. 1 ст. 29 № 402-ФЗ
Карточки в электронном виде	Те же сроки, с условием читаемости файла	приказ Росархива № 77

Частые вопросы

Можно ли уничтожить карточку сразу после списания объекта?

Нет. Пять лет считают с 1 января года, следующего за годом закрытия карточки. До этой даты карточка остаётся документом учёта, и её отсутствие при проверке означает нарушение правил хранения.

Чем грозит уничтожение карточки раньше срока?

Отсутствие документа, который организация обязана хранить, — нарушение правил хранения документов бухгалтерского учёта. Налоговая инспекция при проверке вправе его зафиксировать, а подтвердить расходы или вычет по утраченному документу не получится.

Нужно ли хранить карточку, если объект перевели в малоценные активы?

Да. Перевод в малоценные активы не означает выбытия имущества: организация обязана контролировать его наличие и движение (п. 5 ФСБУ 6/2020). Срок хранения карточки считают с момента фактического выбытия.

Отличается ли срок для бюджетного учреждения?

Для учреждений действуют те же правила: карточки учёта нефинансовых активов по зданиям и сооружениям хранят постоянно, по остальным объектам — пять лет. Это следует из статьи 329 Перечня и статьи 29 закона № 402-ФЗ.

Где хранить карточки выбывших объектов?

Отдельно от карточек действующих основных средств. Так карточку нужного объекта находят без перебора всего архива, а уничтожение просроченных документов не затрагивает действующий учёт.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы должны лежать там, где их найдут

Посчитаю, что приносит деньги, а что их съедает

Хранение документов — часть учёта, а учёт нужен не сам по себе: он показывает, на чём бизнес зарабатывает. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

По расчёту видно, какие позиции приносят убыток, а общая выручка его прячет. Вы получаете точку безубыточности и финансовую модель, по которой понятно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые растут и хотят расти без убытка.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»