Сколько хранить заявления на вычеты на детей по НДФЛ

Коротко

Заявление на вычет — документ, которым работник просит уменьшать базу по НДФЛ, а работодатель как налоговый агент на его основании считает налог. Хранить его нужно пять лет по окончании календарного года, в котором вычет предоставляли: это требование подпункта 5 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса к налоговым агентам.

Откуда берётся срок

Работодатель — налоговый агент. По подпункту 5 пункта 3 статьи 24 НК он обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Если у работодателя есть необходимые сведения о детях работника, стандартный вычет предоставляют без заявления.

Отсчёт идёт не от даты подписания заявления, а от конца года, в котором вычет применяли. Заявление написано в январе и действует несколько лет — срок хранения считается по каждому году, когда по нему считали налог. Практический ориентир: последний год применения плюс пять лет.

Что хранить вместе с заявлением

Само заявление работника с датой и подписью — оно подтверждает право на вычет.
Документы о детях, на которые работник ссылается: свидетельство о рождении, а для вычета на ребёнка-инвалида — документы об инвалидности.
Справка из вуза или колледжа об очной форме обучения, если вычет идёт на ребёнка старше 18 лет.
Заявление второго родителя об отказе от вычета — если вычет предоставляют в двойном размере.
Расчётные документы и справки о доходах, где видно, когда база превысила предел и вычет прекратили.

Копии свидетельств о рождении в личном деле

Личное дело — не место для копий свидетельства о рождении и свидетельства о браке. Это персональные данные, и после того как цель обработки достигнута, копии уничтожают: закон отводит на это 30 дней с даты, когда цель достигнута (пункт 4 статьи 21 закона № 152-ФЗ). Порядок уничтожения закон не задаёт — его определяет сама организация, и лучше закрепить его внутренним документом.

Поэтому документы о детях держат отдельно от личного дела, в папке по вычетам, и уничтожают по тому же сроку, что и заявление. Справка из вуза тоже содержит персональные данные ребёнка, и хранить её нужно ровно столько, сколько она подтверждает вычет.

Частые вопросы

С какого дня считать пять лет?

С 1 января года, следующего за годом, в котором вычет предоставляли. Если вычет шёл весь год, срок истекает через пять лет после его окончания.

Заявление написано один раз и действует несколько лет — срок хранения один?

Нет. Пока по заявлению считают налог, оно нужно за каждый такой год. Пять лет отсчитывают от последнего года применения.

Можно ли выбросить заявление, если работник уволился?

Нет. Обязанность хранить документы, нужные для исчисления налога, не зависит от того, работает человек в компании или уже ушёл.

Нужно ли хранить справку из вуза после окончания учёбы?

Да, пока она подтверждает вычет за прошлые годы, — в те же пять лет после года применения. Официальных разъяснений по её сроку нет, и раз она содержит персональные данные ребёнка, действует общее правило о хранении документов налогового агента.

Что будет, если заявлений нет при проверке?

Инспекция при камеральной проверке расчёта 6-НДФЛ вправе запросить документы, подтверждающие вычеты. Для обоснования вычета работодателю нужны сведения и документы, подтверждающие право на него. Заявление работника для обычного детского вычета не требуется, если необходимые сведения уже есть у работодателя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы должны находиться, когда их спросят

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, справки и сроки хранения теряются в папках и почте. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам: карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы, отчёты.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»