Срок хранения документов ИП для налоговой

Коротко

Для налоговой предприниматель хранит документы, по которым считает налоги, пять лет: так требует подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Отсчёт идёт не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, когда документ последний раз использовали: подтверждали доход или расход, сдавали отчётность. По страховым взносам срок длиннее — шесть лет.

Сколько лет хранить

Пять лет — общий срок для бухгалтерских и налоговых документов. Он записан в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК и повторён в перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: первичка и регистры бухучёта — статья 276 и 277 перечня, книга учёта доходов и расходов — статья 318.

Шесть лет хранят документы по страховым взносам — это подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК. Годовую бухгалтерскую отчётность хранят постоянно (статья 268 перечня). Если по одному документу в разных нормах стоят разные сроки, берите самый длинный.

Отдельная норма действует для предпринимателей: они обязаны четыре года обеспечивать сохранность первичных учётных документов, книги учёта и других документов, нужных для исчисления и уплаты налогов. Пять лет по статье 23 НК эту норму не отменяют — храните по большему сроку.

С какого дня считать срок

Срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Для первички точкой отсчёта становится год, когда документ использовали последний раз: по нему подтверждали доход или расход либо составляли отчётность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Для книг и журналов — год, в котором их завершили вести.

Пример: акт за 2023 год, по которому списывали расход в 2023 году, хранится до конца 2028 года. Документ 2023 года, который понадобился для отчётности 2024 года, — до конца 2029-го.

Расходы, которые списывают не сразу — на основные средства, на убыток прошлых лет, — держат всё время списания и ещё пять лет после того года, когда списание закончилось.

Что хранит предприниматель

Первичные документы: накладные, акты, чеки, платёжные поручения, кассовые документы, счета-фактуры.
Книга учёта доходов и расходов — на УСН, книга учёта доходов — на патенте. При НПД доходы отражают через приложение «Мой налог». Журнал полученных и выставленных счетов-фактур.
Налоговые декларации и расчёты по всем налогам; декларации, сданные после 2003 года, хранят пять лет.
Документы по страховым взносам, включая расчёты и подтверждение права на пониженный тариф, — шесть лет.
Документы по НДФЛ с выплат работникам и по взносам на травматизм за своих сотрудников.
Табели учёта рабочего времени — пять лет, а по работникам с вредными и опасными условиями — 50 или 75 лет.
Документы по личному составу: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты.

УСН «доходы»: хранить всё равно

Предприниматель на УСН «доходы» расходы не учитывает и решает, что документы по покупкам ему не нужны. Это ошибка. Статья 23 и статья 346.24 НК обязывают вести учёт доходов и хранить книгу учёта и документы; арбитражные суды это подтверждают.

Понадобятся и документы по расходам: из них складывается право на пониженный тариф взносов, подтверждается вид деятельности и объясняются поступления на счёт. Требование налоговой по конкретному контрагенту приходит и вне проверки — без документов ответить нечем.

Что будет, если документов нет

Пока срок хранения не истёк, налоговая вправе запросить документы, а при их отсутствии — определить налог расчётным путём по подпункту 7 пункта 1 статьи 31 НК. Если на момент выездной проверки срок не истёк, предприниматель обязан хранить первичку и счета-фактуры весь период проверки.

Когда срок истёк, запрашивать документы налоговая не вправе. Хранить дольше можно, сокращать срок — нельзя.

Бумажные и электронные документы хранят одинаково. Электронный архив можно отдать на аутсорсинг, но ответственность за сохранность остаётся на предпринимателе.

Частые вопросы

Сколько хранить книгу учёта доходов и расходов?

Пять лет с 1 января года, следующего за годом, когда книгу завершили вести. Книги за 2021–2025 годы должны быть в наличии, если по ним считали налог.

Можно ли уничтожить документы раньше срока?

Нет. Уничтожают только те документы, у которых срок истёк к 1 января года составления акта, и оформляют это актом экспертной комиссии.

Нужно ли хранить документы по взносам дольше, чем налоговые?

Да. По страховым взносам срок шесть лет (подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК), по налогам — пять лет.

Хранить ли документы по расходам на УСН «доходы»?

Да. Расходы не уменьшают налог, но подтверждают вид деятельности, право на пониженный тариф взносов и объясняют движение денег по счёту.

С какого дня считать срок для декларации?

С 1 января года, следующего за годом, в котором декларацию сдали. Декларации, поданные после 2003 года, хранят пять лет.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке, а прибыль непонятна

Покажу, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Документы подтверждают оборот, но не отвечают на вопрос, где остаются деньги. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые растут и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»