Сколько лет надо хранить документы, подтверждающие убыток в налоговом учете

Коротко

Документы, подтверждающие объём убытка, хранят весь срок, пока вы уменьшаете налоговую базу на этот убыток (пункт 4 статьи 283 НК РФ), и ещё пять лет после того года, в котором убыток использовали в последний раз (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Пяти лет от года получения убытка недостаточно: перенос растягивается на годы, и всё это время первичка должна быть под рукой.

Два срока, которые складываются

Первое правило — пункт 4 статьи 283 НК РФ: пока организация уменьшает базу текущего периода на убытки прошлых лет, документы, подтверждающие объём этих убытков, должны храниться. Срок здесь не фиксированный: он длится ровно столько, сколько идёт списание.

Второе правило — подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: данные бухгалтерского и налогового учёта и другие документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет. Минфин в письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810 свёл оба правила вместе: после последнего года, в котором убыток уменьшал базу, документы лежат ещё пять лет.

Отсчёт ведут не от года убытка, а от налогового периода, следующего за тем, в котором документ в последний раз использовали для отчётности и уплаты налога (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Что именно хранить

Декларации по налогу на прибыль за убыточные годы с приложениями, где показан расчёт базы и суммы убытка.
Первичные документы, из которых сложился убыток: договоры, акты, накладные, счета-фактуры, банковские документы, авансовые отчёты.
Регистры налогового учёта за убыточные периоды и расчёт переноса убытка по годам.
Документы, которые подтверждают сам перенос: декларации за годы списания и регистры, где видно, какая часть убытка уменьшила базу.
Аналитика по видам убытка, если их несколько: по операциям с ценными бумагами и по прочим операциям перенос идёт отдельно.

Почему проверка не отменяет хранение

Выездная проверка за убыточный год прошла и замечаний не дала — это не повод выбрасывать документы. Минфин в письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810 прямо указал: обязанность хранить документы не зависит от того, проводились ли проверки за периоды получения убытка.

Практический риск другой: при проверке текущего года инспекция вправе запросить первичку по убытку прошлых лет. Если документов нет, право уменьшить базу на этот убыток не подтверждено, и налог доначислят. Судебная практика это поддерживает: декларации, данные учёта и решение по прошлой проверке первичные документы не заменяют.

Поэтому перенос убытка стоит вести так, чтобы к каждой сумме, попавшей в строку уменьшения базы, находился комплект документов за исходный год.

Сроки по разным документам

Документ	Сколько хранить	Основание
Документы по убытку, переносимому на будущее	Весь период списания и ещё 5 лет после последнего года списания	п. 4 ст. 283, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Данные бухучёта и налогового учёта, первичка, нужная для налогов	5 лет	подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Первичка и регистры бухучёта	5 лет	ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ
Годовая бухгалтерская отчётность	Постоянно	перечень Росархива № 236
Документы по страховым взносам	6 лет	подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Как переносится убыток и сколько это длится

Убыток прошлых лет уменьшает базу текущего периода на всю сумму или на часть — статья 283 НК РФ. Ограничения по числу лет переноса нет: убыток, не списанный в ближайшем году, переносится дальше.

С 2017 по 2030 год действует потолок: базу можно уменьшить не больше чем наполовину (пункт 2.1 статьи 283 НК РФ). Из-за этого списание крупного убытка растягивается на несколько лет, и всё это время документы остаются в деле.

Убытки по операциям с ценными бумагами и по прочим операциям переносят раздельно. Если в компании есть и те и другие, документы хранят по каждой группе отдельно, иначе не подтвердить, какой убыток на что списан.

Частые вопросы

Можно ли выбросить документы по убытку через пять лет после убыточного года?

Нет, если убыток ещё переносится. Пять лет считают не от года убытка, а от последнего года, в котором убыток уменьшал базу, и после этого срока добавляют ещё пять лет.

Убыток списали полностью в прошлом году. Когда можно освободить архив?

После пяти лет, отсчитанных с года, следующего за годом последнего списания. До этого держите и первичку убыточного года, и декларации с расчётом переноса.

Выездная проверка за убыточный год прошла без замечаний. Это освобождает от хранения?

Нет. Минфин в письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810 указал, что проведение проверок на срок хранения не влияет, а суды не принимают решение по прошлой проверке вместо первичных документов.

Хватит ли деклараций и оборотно-сальдовой ведомости?

Нет. Размер убытка подтверждают первичные документы: договоры, акты, накладные, счета-фактуры, платёжные документы. Декларации и регистры показывают расчёт, но не заменяют основание.

Нужно ли хранить документы по убытку, если переносить его не планируете?

Общее правило остаётся: документы, нужные для исчисления и уплаты налога, хранят пять лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Если позже решите уменьшить базу, без этих документов права на перенос не будет.

Распространяется ли правило на убытки по страховым взносам?

По взносам действует свой срок — шесть лет (подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ). Правило статьи 283 касается налога на прибыль.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Убыток в отчётности — сигнал проверить экономику

Посчитаю, где бизнес теряет деньги

Убыток в декларации часто прячет убыточные товары, клиентов или каналы: общая выручка растёт, а на счёте денег нет. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждой позиции после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»