Сколько хранятся заявления о приеме на работу

Коротко

Заявление о приёме на работу хранится в составе документов кадрового учёта: 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если позже. Срок отсчитывают от даты окончания дела, а не от дня, когда человек написал заявление.

Откуда берётся срок

Сроки хранения кадровых документов задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы, связанные с приёмом, переводом и увольнением работников, собраны в подразделе 8.1 раздела 8 «Кадровое обеспечение».

Для заявления о приёме на работу действует срок 50 или 75 лет в зависимости от года окончания делопроизводства. Разделение простое: до 2003 года — 75 лет, с 2003 года — 50 лет. Отметка ЭПК в перечне означает, что перед уничтожением документы просматривает экспертно-проверочная комиссия архива.

Что влияет на срок

Дата окончания делопроизводства: до 01.01.2003 — 75 лет, после — 50 лет.
Место хранения: заявление в личном деле работника хранится столько же, сколько само личное дело, — 50 или 75 лет по статье 445 того же перечня.
Форма: бумажное заявление и его электронная копия с электронной подписью хранятся по одному сроку, если оформлены как документ кадрового учёта.
Отдельная папка: заявление, подшитое вне личного дела, срок не сокращает — оно остаётся документом кадрового учёта.
Отметка ЭПК: по истечении срока документы не уничтожают сразу, а передают на просмотр комиссии.

Как считать срок

Точкой отсчёта служит 1 января года, следующего за годом окончания дела. Если заявление подшито в дело за 2026 год, срок в 50 лет истекает 31 декабря 2076 года, и только после этого дело можно готовить к уничтожению.

Личное дело — дело долгого хранения, и заявление внутри него живёт по тем же правилам. Когда работник увольняется, дело закрывают, и с этого момента начинают отсчёт.

Если заявление хранится отдельно от личного дела, его подшивают в дело приказов или в отдельную папку заявлений за год. Дата окончания такого дела и становится началом срока.

Частые вопросы

Заявление о приёме хранится столько же, сколько трудовой договор?

Да, если оба документа входят в личное дело работника. Срок хранения документов личного дела — 50 или 75 лет по статье 445 перечня, и заявление внутри дела живёт по этому сроку.

Можно ли выбросить заявление после увольнения работника?

Нет. Увольнение закрывает личное дело, но не срок хранения: с года окончания дела начинается отсчёт 50 или 75 лет, и до его истечения документы уничтожать нельзя.

Что делать с заявлением, написанным до 2003 года?

Срок зависит от года окончания дела, в которое подшито заявление: для дел, законченных до 2003 года, — 75 лет, для законченных с 2003 года — 50 лет. Разделение по годам окончания делопроизводства прямо записано в перечне: до 01.01.2003 — 75 лет, после — 50 лет.

Нужна ли комиссия, чтобы уничтожить дело с заявлениями?

Да, у этих документов стоит отметка ЭПК. По истечении срока дело просматривает экспертно-проверочная комиссия, и только её решение даёт основание для уничтожения.

Меняется ли срок, если заявление подписано электронной подписью?

Нет. Электронный документ кадрового учёта хранится по тем же срокам, что и бумажный: 50 или 75 лет в зависимости от года окончания дела.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина с кадровыми документами съедает часы

Соберу ИИ-агента, который разбирает входящие документы

Заявления, приказы, договоры приходят в почту и мессенджеры, и кто-то вручную раскладывает их по папкам и вносит в учёт. Я собираю агента под одну такую задачу: он принимает документ, вытаскивает из него нужные поля и отправляет туда, где их ждут.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих документов из вашей работы. Подходит компаниям, где один и тот же разбор документов повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»