Срок хранения приказов по личному составу

Коротко

Приказы по личному составу — распоряжения, которые касаются конкретных работников: о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении, отпусках. По общему правилу их хранят 50 лет, если документ создан после 2003 года, и 75 лет, если раньше (статья 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 434 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Для части кадровых приказов срок короче: командировки, ежегодные и учебные отпуска — 5 лет, дисциплинарные взыскания — 3 года.

Какие приказы относятся к личному составу

Приказ по личному составу всегда касается конкретного человека или группы людей, а не деятельности всей организации. В Перечне № 236 (статья 434) перечислены приказы о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы.

Приказы о премировании и других выплатах тоже относятся к личному составу, потому что касаются оплаты труда. Их нельзя подшивать в дело приказов по основной деятельности.

Сроки хранения по видам приказов

Приём, перевод, увольнение, оплата труда, аттестация, поощрение, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты — 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты (статья 434 Перечня № 236).
Командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, учебные отпуска, дежурства не по профилю — 5 лет.
Отпуска работников с вредными и опасными условиями труда — 50 лет (75 лет для документов до 2003 года).
Дисциплинарные взыскания — 3 года.
Материальная помощь — 5 лет.

С какого года считать срок

Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для приказов по личному составу это значит: если приказ издан в 2026 году, пятидесятилетний срок начнёт течь с 1 января 2027 года и закончится 31 декабря 2076 года.

Для документов, созданных до 2003 года, действует срок 75 лет. Например, приказ о приёме на работу от 1998 года нужно хранить до 2073 года (считая с 1 января 1999 года).

Срок хранения трудовых договоров

Трудовой договор — это документ по личному составу. Трудовые договоры и соглашения об их изменении и расторжении выделены в статье 435 Перечня № 236. Их хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.

Если работник продолжает работать, срок хранения договора не начал течь: он отсчитывается от года окончания дела, то есть от года увольнения.

Частые вопросы

Сколько хранятся приказы по личному составу в архиве организации?

Срок зависит от вида приказа: например, приказы о приёме и увольнении хранят 50 или 75 лет, об обычном ежегодном отпуске — 5 лет, о дисциплинарном взыскании — 3 года. По истечении срока документы передают в государственный или муниципальный архив, если они включены в состав Архивного фонда, либо уничтожают по акту.

Можно ли хранить приказы о командировках вместе с приказами о приёме и увольнении?

Нет, у них разные сроки: командировки — 5 лет, приём и увольнение — 50 лет. Приказы с разными сроками формируют в разные дела.

Что будет, если уничтожить приказ раньше срока?

Это нарушение законодательства об архивном деле. При проверке Росархив или трудовая инспекция могут потребовать восстановить документ, а за утрату предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ (не сверено в этой сессии).

Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях такой же, как у приказов об увольнении?

Нет. Приказы о взысканиях хранят 3 года, а приказы об увольнении — 50 лет. Если взыскание снято досрочно, срок всё равно отсчитывают от даты издания приказа.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы должны храниться, а не теряться

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Разбор архива приказов, поиск нужного документа, подготовка справок — это повторяющиеся задачи, которые съедают часы кадровика. Я смотрю, какие операции можно передать программе, и подключаю ИИ-агента к вашей CRM и 1С.

Агент будет находить приказы по сотруднику, собирать выписки и напоминать о сроках хранения. Это для компаний, где кадровый документооборот занимает много времени.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»