Сколько лет нужно хранить приказы о дисциплинарных взысканиях

Три года — общий срок для приказов о дисциплинарных взысканиях. Его подтверждают и разъяснения кадровых ведомств: приказ о дисциплинарном взыскании хранят три года. Приказ о служебной проверке хранят пять лет; срок остальных материалов определяют по их виду и архивному перечню.

Не путайте с другими кадровыми приказами. Приказы о приёме, переводе, увольнении и соответствующих отпусках по личному составу обычно хранят 50 лет, а законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет: они подтверждают стаж и льготы. Взыскание на стаж не влияет, поэтому срок короткий.

Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, когда приказ закончен делопроизводством. Если взыскание снято досрочно — по инициативе работодателя, по просьбе работника или по истечении года, — приказ всё равно хранят три года: досрочное снятие не сокращает срок хранения документа.

Если взыскание стало предметом спора — трудового или судебного, — документы держат до окончания разбирательства. Перечень прямо оговаривает: при возникновении спора документы сохраняются до принятия окончательного решения.

Приказы по личному составу, в том числе о взысканиях, хранятся в кадровой службе. Их подшивают в отдельное дело по номенклатуре дел: обычно это дело «Приказы по личному составу» с отдельной внутренней папкой по взысканиям или отдельным делом, если приказов много.

В личное дело работника приказ о взыскании не подшивают: личное дело — это документы о трудовой биографии, а взыскание к ней не относится. В электронном виде приказ хранят в кадровой системе вместе с отметкой об ознакомлении работника.

По истечении трёх лет документы выделяют к уничтожению по акту. Если в компании есть экспертная комиссия, акт утверждает её решение, а уничтожение оформляют после утверждения описи дел постоянного хранения.