Штатное расписание ТК РФ: кто составляет и утверждает
Коротко
Штатное расписание — документ работодателя о структуре, штатном составе и численности: подразделения, должности, количество штатных единиц и оклады. Прямой статьи «штатное расписание» в Трудовом кодексе нет, но статья 57 требует, чтобы должность в трудовом договоре шла в соответствии со штатным расписанием, а статья 15 называет работу по должности в соответствии со штатным расписанием трудовой функцией. Поэтому документ нужен любому работодателю с наёмными работниками — и организации, и ИП.
Что говорит Трудовой кодекс
Отдельной нормы, которая обязывала бы держать штатное расписание, в кодексе нет. Работает связка статей. Статья 15 определяет трудовые отношения как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Статья 57 относит к обязательным условиям трудового договора трудовую функцию, то есть работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Без документа, где должность и оклад записаны, это условие договора не на что опереть.
Второй слой — статья 8: локальные нормативные акты работодатель принимает сам, в пределах своей компетенции. Штатное расписание как раз такой акт. Государственная инспекция труда в Республике Коми в разъяснении от 20.02.2026 указывает, что нарушение требований трудового законодательства влечёт ответственность по статье 5.27 КоАП.
Форму закон не навязывает. Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года обязательной не является: и ГИТ, и кадровые эксперты называют её рекомендательной. Можно взять Т-3 за основу или утвердить свой бланк локальным актом.
Что входит в штатное расписание
- Структурные подразделения — если разделение на них есть в компании.
- Наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации.
- Количество штатных единиц по каждой должности, включая вакантные.
- Оклад или тарифная ставка, надбавки и доплаты, месячный фонд по строке.
- Дата составления, подпись составителя и утверждающего, ссылка на приказ об утверждении.
Кто составляет и кто утверждает
Составляет тот, кому руководитель поручил эту функцию: кадровик, бухгалтер, сам директор. ГИТ в разъяснении от 20.02.2026 перечисляет именно эти варианты и добавляет, что решение принимает руководитель. Обязанность возлагают приказом или вносят в должностную инструкцию.
Утверждает работодатель. У ИП это делает сам предприниматель — статья 20 ТК относит принятие локальных актов к его правам и обязанностям как работодателя. В ООО круг лиц задают устав и закон об обществах с ограниченной ответственностью: утверждение может быть отнесено к общему собранию участников, совету директоров или единоличному исполнительному органу. В большинстве небольших обществ штатное расписание утверждает директор — но проверять нужно устав, а не привычку.
Подписывает документ тот, кто его составил, а утверждает руководитель или иной орган по уставу. На практике на листе две подписи: составителя и утверждающего, плюс гриф утверждения или ссылка на приказ.
Штатное расписание и штатная расстановка
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Что показывает | Сколько должностей и единиц предусмотрено, какие оклады | Кто из сотрудников фактически занимает эти единицы |
| Фамилии | Не вносят | Вносят поимённо |
| Вакансии | Видны как незанятые единицы | Не отражаются |
| Для чего нужно | Планирование штата и фонда оплаты, трудовые договоры | Текущая работа с людьми, отчётность по составу |
На какой период составляется и когда утверждается
Срок действия законом не установлен. Штатное расписание делают без даты окончания и меняют по мере надобности: ввели должность, поменяли оклад, перестроили подразделения — оформляют изменение. Обязанности утверждать его каждый год нет.
Если компания всё же ведёт расписание по годам, дату выбирают сами. Удобно утвердить до начала года, чтобы с 1 января приём шёл уже по новым окладам. Сколько дней нужно на подготовку до этой даты, нормы не задают — это внутреннее решение.
Отдельная тонкость с изменениями структуры. На вопрос кадровика сервис «Онлайн Инспекция» 23.07.2026 ответил: фактические изменения в структуре работодателя должны отражаться в штатном расписании, потому что от этого зависит корректное указание места работы и должности в трудовом договоре. То есть приказ об изменении структуры сам по себе расписание не заменяет.
Частые вопросы
Нужно ли штатное расписание ИП без работников?
Нет. Обязанность возникает из трудовых договоров: если наёмных работников нет, опирать условие о должности не на что. С первым принятым сотрудником документ нужен, как и организации.
Можно ли указать в штатном расписании вилку окладов?
Нет. В разъяснениях по заполнению формы Т-3 и в письме Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 говорится: оплата должна быть равной за равный труд (статья 22 ТК), поэтому по одной должности в одном подразделении оклад указывают один. Больше платить конкретному человеку можно через надбавку или доплату.
Кто подписывает штатное расписание в ООО?
Составитель — тот, кому это поручено, утверждает руководитель или орган, названный в уставе. Смотрите устав и закон об ООО: там сказано, к чьей компетенции отнесено утверждение внутренних документов.
Обязательна ли форма Т-3?
Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, и ГИТ называет Т-3 рекомендательной. Свой бланк утверждают локальным актом, но набор сведений о структуре, должностях, единицах и оплате сохраняют.
Можно ли вписать в штатное расписание фамилии?
Обычно нет: для поимённого состава есть штатная расстановка. Расписание показывает должности и единицы, включая вакантные, — это его главное отличие от расстановки.
Что будет, если штатного расписания нет?
Это нарушение трудового законодательства, за которое ГИТ может привлечь по статье 5.27 КоАП. Кроме того, без документа трудно подтвердить должность и оклад при проверке и в споре с работником.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы есть, а порядка нет
Разберу, кто в компании за что отвечает
Штатное расписание показывает должности, но не показывает, кто принимает решения и кто отвечает за результат. Из-за этого одни и те же задачи висят на нескольких людях или не закреплены ни за кем.
Я собираю матрицу ответственности по вашим отделам и показываю, где роли дублируются, а где провал. Дальше подключаю ИИ к CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов рутины освободилось.