Штатная расстановка: что это и как составить
Коротко
Штатная расстановка — внутренний документ, который показывает, какие единицы штатного расписания фактически заняты, кем именно и с какого момента. В отличие от расписания, где только должности, количество единиц и оклады без фамилий, в расстановке напротив каждой единицы стоит работник с табельным номером, а незакрытые позиции помечены как вакансии.
Чем расстановка отличается от штатного расписания
Штатное расписание фиксирует структуру компании: подразделения, должности, число единиц по каждой, оклады и надбавки. Фамилий в нём нет, и это обычная и рекомендуемая практика: если штатное расписание принято, трудовую функцию в договоре указывают в соответствии с ним (часть 2 статьи 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Штатная расстановка строится на его основе, но отвечает на другой вопрос: кто сейчас сидит на этих единицах. Здесь появляются фамилии и инициалы, табельные номера, дата приёма, а свободные клетки помечены как вакансия. Один документ описывает конструкцию, второй — кто в ней на самом деле работает.
Поэтому расстановку делают, когда нужно увидеть картину целиком: где стоят живые люди, где пусто, где один человек закрывает две единицы, а где сотрудник числится, но уже полгода в отпуске по уходу за ребёнком.
Что показывает расстановка собственнику
- Вакансии: сколько единиц открыто, в каких отделах и с какого срока они пустуют.
- Совмещение и совместительство: кто фактически тянет две должности и на каких условиях.
- Длительно отсутствующие: декрет, отпуск по уходу за ребёнком, длительная нетрудоспособность — единица занята, но человек не работает.
- Структура по подразделениям: сколько людей в каждом отделе и кому они подчиняются.
- Фонд окладов по факту: сколько стоит занятая часть штата и сколько добавится, если закрыть вакансии.
Обязателен ли документ
Нет. Обязательным документом штатная расстановка не является, её составляют по усмотрению работодателя, и унифицированной формы в законодательстве нет. Так её и описывают кадровые справочники: необязательный документ на основе штатного расписания, который помимо перечня должностей содержит сведения о занимающих их работниках.
Но отказываться от неё стоит только в маленькой компании, где все на виду. Как только отделов больше двух и людей больше десяти, держать в голове, кто на какой единице и где зияет дыра, становится дорого: вакансия живёт месяцами, а нагрузка распределяется по памяти.
Если расстановку ведёте, оформите её как приложение к штатному расписанию или отдельный документ, утверждённый руководителем. Тогда у неё есть дата и версия, и видно, что менялось.
Как составить расстановку
- Возьмите действующее штатное расписание: подразделения, должности, количество единиц и оклады переносите оттуда, чтобы документы не расходились.
- Напротив каждой единицы поставьте работника: фамилию и инициалы, табельный номер, дату приёма. Пустые единицы отметьте как вакансию.
- Отметьте совмещение и совместительство: кто на какой единице дополнительно и с какого числа.
- Отдельной графой покажите длительно отсутствующих: декрет, отпуск по уходу за ребёнком, длительный больничный — чтобы единица не считалась рабочей силой.
- Добавьте дату составления и подпись руководителя; при изменениях выпускайте новую версию, а не правьте старую.
- Сверяйте расстановку с расписанием при каждом приёме, переводе и увольнении, иначе через квартал документы разойдутся.
Штатное расписание и штатная расстановка
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Структуру, должности, количество единиц, оклады | Кто фактически занимает каждую единицу |
| Есть ли фамилии | Нет | Да, с табельным номером |
| Обязательность | Обязательно | По усмотрению работодателя |
| Форма | Унифицированная форма № Т-3 или своя | Унифицированной формы нет |
| Что видно | Сколько единиц заложено | Где вакансии, совмещение и длительно отсутствующие |
| Кто ведёт | Кадровая служба | Кадровая служба или руководитель |
Частые вопросы
Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?
Расписание — это конструкция: должности, количество единиц и оклады без фамилий, вести его обязательно. Расстановка — персонализированный документ на его основе: напротив каждой единицы стоит работник, а свободные позиции помечены как вакансии. Обязательным документом расстановка не является.
Обязательна ли штатная расстановка по закону?
Нет. Унифицированной формы в законодательстве нет, и составляют её по усмотрению работодателя. Обязательно только штатное расписание: трудовую функцию в договоре указывают в соответствии с ним (часть 2 статьи 57 ТК РФ).
Нужно ли вносить в расстановку сотрудниц в декрете и в отпуске по уходу за ребёнком?
Да, иначе картина искажается: единица занята, а человек не работает. Таких сотрудников показывают отдельной отметкой о длительном отсутствии, чтобы не путать их с реальной рабочей силой при распределении нагрузки.
Как часто обновлять расстановку?
При каждом приёме, переводе, увольнении и выходе из длительного отпуска. Если обновлять реже, документ перестаёт отражать реальность и собственник принимает решения по устаревшей картине.
Можно ли вести расстановку в таблице?
Да, унифицированной формы нет, поэтому подойдёт обычная таблица: подразделение, должность, единица, работник, табельный номер, дата приёма, отметка о вакансии или совмещении. Главное — утвердить её у руководителя и хранить версии с датами.
Читать в журнале
Штат виден на бумаге, а рутина — в часах
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока расстановка показывает, кто на какой единице, часть работы всё равно повисает: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты, сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.