Штатное расписание для ИП: нужно ли, образец и как оформить
Коротко
Штатное расписание — это документ, в котором перечислены должности, количество штатных единиц и оклады. У ИП он нужен, когда есть хотя бы один работник по трудовому договору: статья 57 ТК РФ требует, чтобы должность в трудовом договоре соответствовала штатному расписанию. Если предприниматель работает один или привлекает людей только по гражданско-правовым договорам, штатное расписание не требуется.
Нужно ли ИП штатное расписание
Прямой обязанности «каждому ИП вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Но статья 57 ТК РФ связывает трудовую функцию работника с должностью по штатному расписанию. Заключая трудовой договор, предприниматель указывает должность, а значит, ей нужно откуда-то взяться. На практике инспектор ГИТ при проверке запрашивает штатное расписание и без документа фиксирует нарушение.
Если ИП работает без наёмных работников или привлекает исполнителей только по гражданско-правовым договорам, штатное расписание ему не нужно. Как только появляется хотя бы один сотрудник по трудовому договору, предприниматель становится работодателем и ведёт кадровые документы в полном объёме.
Что включить в документ
- Наименование подразделения, если предприниматель выделяет отделы, цеха или участки.
- Должности по штату — так, как они будут указаны в трудовых договорах.
- Количество штатных единиц по каждой должности: целое или дробное, если сотрудник работает на неполную ставку.
- Оклад или тарифная ставка в рублях.
- Надбавки и доплаты, если они предусмотрены системой оплаты труда.
- Подпись предпринимателя и реквизиты приказа, которым документ введён в действие.
Как оформить и утвердить
Унифицированная форма Т-3 не обязательна: с 2013 года работодатель вправе разработать свой бланк. Его удобно взять за основу и дополнить графами, которые нужны именно вам, — например, районным коэффициентом или надбавкой за стаж.
Штатное расписание вводится приказом. В приказе указывают период действия, общую численность и фонд оплаты труда за месяц. Без подписанного приказа документ не применяется. Если в штате несколько подразделений в разных городах, все они входят в одно общее штатное расписание — отдельные документы по городам законодательство не предусматривает.
Самого индивидуального предпринимателя в штатное расписание не включают: он не работник по отношению к себе и зарплату не получает. В документе только должности наёмных сотрудников.
Когда документ нужен, а когда нет
| Ситуация | Штатное расписание | Что важно |
|---|---|---|
| ИП без работников | Не требуется | Предприниматель трудится сам, трудовых договоров нет |
| ИП привлекает людей только по ГПД | Не требуется | Подряд и услуги — не трудовые отношения |
| ИП с хотя бы одним работником по трудовому договору | Нужно | Должность в договоре должна соответствовать штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ) |
| ИП с несколькими подразделениями в разных городах | Нужно, одно общее | Отдельные штатные расписания по подразделениям не составляют |
Ответственность и изменения
За отсутствие штатного расписания или его несоответствие трудовым договорам инспектор ГИТ может привлечь предпринимателя к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП — до 5 000 рублей.
Штатное расписание не нужно переутверждать каждый год: срок действия не ограничен. Новый документ или изменения к нему оформляют, когда меняются должности, оклады, численность или структура подразделений. Если в штате есть оклады ниже МРОТ (с 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля), это повод пересмотреть расписание.
Частые вопросы
Обязательно ли штатное расписание для ИП, если есть работники?
Да. Как только предприниматель принимает хотя бы одного сотрудника по трудовому договору, он ведёт кадровые документы, включая штатное расписание. Должность в трудовом договоре должна соответствовать этому документу (ст. 57 ТК РФ).
Нужно ли штатное расписание ИП без работников?
Нет. Если предприниматель работает один или привлекает исполнителей только по гражданско-правовым договорам, обязанности вести штатное расписание у него нет.
Какой штраф, если штатного расписания нет?
По статье 5.27 КоАП РФ индивидуальному предпринимателю грозит штраф до 5 000 рублей. Нарушение выявляют при проверке ГИТ или налоговой.
Можно ли использовать форму Т-3?
Да, унифицированная форма не обязательна, но её удобно взять за основу. Предприниматель вправе разработать собственный бланк и утвердить его приказом.
Включают ли в штатное расписание самого ИП?
Нет. Индивидуальный предприниматель не является работником по отношению к себе, поэтому в документе указывают только должности наёмных сотрудников.
Нужно ли утверждать штатное расписание на каждый год?
Нет. Документ бессрочный. Новое расписание или изменения оформляют при смене должностей, окладов, численности или структуры подразделений.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в кадровых документах
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Когда штат растёт, кадровые документы, ответы сотрудникам и отчёты съедают время предпринимателя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина мешает заниматься бизнесом.