Расходы на медосмотр сотрудников: бухгалтерский и налоговый учёт

Обязательные предварительные и периодические осмотры работодатель проводит за счёт собственных средств и сохраняет работнику место работы и средний заработок на время осмотра. Требовать, чтобы работник оплатил обязательный медосмотр, нельзя.

Перечень работ и вредных факторов, при которых осмотр обязателен, задают приказ Минтруда и Минздрава от 31.12.2020 № 988н/1420н и Порядок проведения медосмотров по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н. В расходы входит весь состав осмотра: консультации врачей-специалистов, анализы, лабораторно-функциональные исследования.

Если работник заплатил сам, работодатель возмещает ему стоимость осмотра. Такой порядок — нарушение трудового законодательства: за него по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ должностным лицам и ИП грозит штраф от 2 000 до 5 000 ₽, организациям — от 50 000 до 80 000 ₽. Возместить стоимость при этом всё равно придётся, в том числе будущему работнику, с которым трудовой договор так и не заключили.

Стоимость услуг медорганизации — расход по обычным видам деятельности (пункты 5 и 7 ПБУ 10/99). Начисление отражают по дебету счетов затрат и кредиту счёта 76: Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 76. Счёт затрат выбирают по подразделению, чьи работники проходят осмотр.

Когда работник заплатил сам, а компания возмещает, начисление компенсации идёт через счёт 73: Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73.

Если у компании свой медпункт, расходы на него списывают на счета затрат: Дебет 26 (44) Кредит 02 (10, 70, 68, 69) — медикаменты, зарплата медперсонала, амортизация оборудования.

Затраты на обязательные медосмотры — предварительные, периодические, внеочередные, а также обязательные осмотры в начале, в течение или в конце рабочего дня, включая дистанционные, — относят к прочим расходам по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Условия признания обычные: расход документально подтверждён, экономически обоснован и связан с деятельностью, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

Медицинское освидетельствование на состояние алкогольного и наркотического опьянения учитывают в расходах независимо от результата осмотра. При методе начисления расход признают на дату акта об оказании услуг.

До 2026 года прямого упоминания медосмотров в статье 346.16 НК РФ не было, и расход приходилось проводить через материальные затраты по рекомендациям Минфина. С 2026 года перечень расходов на УСН открыт: по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитывают иные расходы по правилам главы 25 НК РФ.

Значит, на УСН «доходы минус расходы» стоимость обязательного медосмотра проходит по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ так же, как при налоге на прибыль. Кассовый метод сохраняется: расход признают после оплаты. На УСН «доходы» расход базу не уменьшает — налог считают от выручки.

НДФЛ с оплаты медосмотра не удерживают в любом случае: дохода у работника не возникает, компания выполняет требование трудового законодательства.

Со взносами всё зависит от того, кто заплатил. Если компания сама заключила договор с медорганизацией и оплачивает её услуги, страховые взносы на стоимость осмотра не начисляют. Если работник заплатил сам и получил компенсацию, эта выплата входит в объект обложения взносами: компенсации обязательного медосмотра в перечне освобождённых выплат статьи 422 НК РФ нет. Безопасный вариант — начислить взносы, в том числе на травматизм; иначе позицию придётся доказывать в суде.

Осмотр, который закон не требует, в расходы по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ не попадает: там речь только об обязательных осмотрах. Учесть его можно, если он входит в систему оплаты труда — прописан в трудовом или коллективном договоре и в локальном акте как часть оплаты труда.

В таком документе стоит указать, каким категориям работников компания оплачивает медицинские услуги, в каком размере и по каким документам. На ОСНО расход признают на дату акта, на УСН — на дату оплаты.