Расходы на обучение сотрудников и налог на прибыль

Коротко

Затраты на обучение сотрудников уменьшают налог на прибыль в составе прочих расходов по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Чтобы инспекция их приняла, обучение должно идти по основным профессиональным программам, программам профессионального обучения или дополнительным профессиональным программам, а договор — быть заключён с образовательной или научной организацией, у которой есть право вести такую деятельность.

Какое обучение уменьшает налог

Статья 264 НК РФ относит к прочим расходам затраты на обучение работников по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам. Туда же попадает независимая оценка квалификации, если она проведена по договору с организацией, которая вправе её проводить.

Курсы, тренинги и семинары уменьшают налог, когда оформлены как дополнительная профессиональная программа. Развлекательные и общие развивающие занятия, у которых нет связи с работой сотрудника, в расходы не идут: без деловой цели затраты не проходят по статье 252 НК РФ.

Условия, без которых расход не примут

Обучение проходит по основной профессиональной программе, программе профессионального обучения или дополнительной профессиональной программе.
Договор заключён с российской образовательной организацией, научной организацией или иностранной образовательной организацией, у которой есть право на образовательную деятельность.
У образовательной организации есть лицензия, и образовательная деятельность для неё основная — так определяет образовательную организацию пункт 18 статьи 2 Закона № 273-ФЗ.
Расход обоснован: обучение связано с работой сотрудника и нужно для получения дохода.
Затраты подтверждены документами, а их связь с обучением видна из договора и платёжных документов.

Кто платит и с кем заключают договор

Договор с образовательной организацией заключает работодатель и он же оплачивает обучение. Если сотрудник учился сам и принёс чек, а компания вернула ему деньги, расход на обучение по статье 264 НК РФ не учитывают: Минфин в письме от 15.01.2026 № 03-03-06/1/1304 и более ранних письмах держится этой позиции. Компенсацию можно пробовать провести как иной прочий расход по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, но такая позиция требует обоснования и спора с инспекцией не исключает.

Обучение соискателя, который ещё не работает в компании, тоже попадает в расходы: подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорит об обучении работников и соискателей. С соискателем заключают договор, по которому он обязуется заключить трудовой договор не позднее трёх месяцев после окончания обучения и отработать в компании не менее года. При несоблюдении условий расходы восстанавливают в доходах по правилам статьи 264 НК РФ.

Документы для подтверждения

План или программа обучения с целями, фамилиями и должностями тех, кто учится, — внутренний документ, который объясняет, зачем компании обучение.
Приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение.
Договор с образовательной организацией: форма обучения, стоимость, срок и итоговый документ.
Лицензия образовательной организации или выписка из реестра лицензий.
Акт об оказании услуг и платёжные документы.
Диплом, удостоверение, сертификат или справка образовательной организации о том, что сотрудник прошёл обучение.

Сколько хранить документы

Документы, которые подтверждают расходы на обучение, компания хранит весь срок действия договора с образовательной организацией и ещё один год работы обученного сотрудника, но не меньше четырёх лет. Это правило записано в пункте 3 статьи 264 НК РФ.

Если сотрудник уволился раньше, чем истёк срок, отсчёт всё равно идёт от даты окончания договора и года его работы: четыре года — нижняя граница, ниже которой документы уничтожать нельзя.

Что пройдёт в расходы, а что нет

Ситуация	Уменьшает налог	Почему
Курс повышения квалификации по договору компании с лицензированной образовательной организацией	Да	Дополнительная профессиональная программа, договор заключён работодателем
Сотрудник оплатил курс сам, компания вернула деньги	По общему правилу нет	Нет договора между работодателем и образовательной организацией
Тренинг по тайм-менеджменту без образовательной лицензии	Нет	Нет программы профессионального образования или обучения
Обучение соискателя до приёма на работу	Да, при связи с будущей работой и соблюдении условий договора о трудоустройстве в течение трёх месяцев после обучения и работе не менее года	Подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ допускает обучение соискателей
Независимая оценка квалификации по договору с уполномоченной организацией	Да	Прямо названа в подпункте 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ

Частые вопросы

Можно ли учесть обучение, если у организации нет лицензии, но она называет себя школой бизнеса?

Нет. Подпункт 1 пункта 3 статьи 264 НК РФ требует договора с организацией, у которой есть право вести образовательную деятельность. Если лицензии нет, расход по статье 264 НК РФ не принимают.

Обязательно ли учить сотрудника по программе, связанной с его должностью?

Расход должен быть обоснован и направлен на получение дохода — статья 252 НК РФ. Обучение, которое не связано с работой сотрудника и не нужно бизнесу, инспекция снимет.

Сотрудник уволился сразу после обучения. Расход останется?

Да, если обучение было нужно компании и документы в порядке. Статья 264 НК РФ не ставит вычет в зависимость от того, сколько сотрудник проработал после учёбы. Документы всё равно хранят весь срок договора и год работы сотрудника, но не меньше четырёх лет.

Можно ли принять к расходам обучение по охране труда?

Обучение по охране труда работодатель организует по статье 225 ТК РФ, и такие затраты связаны с производством. Учитывают их по общим правилам статьи 252 НК РФ; если обучение ведёт сторонняя организация, проверяют, есть ли у неё право на такую деятельность и правильно ли оформлен договор.

Хватит ли одного акта об оказании услуг?

Нет. Нужны договор, документ о том, что сотрудник прошёл обучение, приказ о направлении и внутреннее обоснование. Без них не видно ни деловой цели, ни результата обучения.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Обучение стоит денег — посчитайте, что оно даёт

Покажу, как обучение и другие расходы отражаются на прибыли

Прежде чем отправлять отдел на курс, стоит увидеть, сколько бизнес зарабатывает на каждом направлении и когда обучение окупится. Я считаю юнит-экономику товаров, услуг и каналов: сколько остаётся после себестоимости, рекламы, зарплат и налогов.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при росте или новом расходе. Это для собственников, которые хотят расти и проверить, не съест ли рост прибыль.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»