Расходы на медосмотр при УСН «доходы минус расходы»

Коротко

Расходы на обязательный медосмотр работников уменьшают налог при УСН «доходы минус расходы». Основание — подпункт 7 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса: расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности. Признают их на дату оплаты, как требует пункт 2 статьи 346.17, при условии, что осмотр обязателен по закону и подтверждён документами.

Какие медосмотры попадают в расходы

В перечне расходов при УСН нет отдельной строки «медосмотр». С 2026 года обязательные медосмотры можно учесть как иные расходы по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ с применением правил главы 25, включая подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Это же основание Минфин называет в письмах от 15.06.2021 № 03-03-06/1/46643 и от 25.01.2019 № 03-03-06/1/3977: плату за обязательные осмотры относят к налоговым расходам.

Обязательным осмотр делает закон: статья 220 Трудового кодекса требует проводить предварительные и периодические медицинские осмотры тех, чья работа связана с вредными или опасными условиями, с движением транспорта, с пищевыми продуктами и в других случаях, перечисленных в статье 213. Если осмотр обязателен, его оплата — производственная необходимость, а не добровольная забота о сотруднике.

Добровольный осмотр, который вы организовали сами, в расходы не попадёт, пока он не станет частью системы оплаты труда. Тогда его оформляют как выплату в пользу работника, прописывают в трудовом или коллективном договоре и локальном акте и учитывают по правилам оплаты труда. Проще не смешивать: обязательное — в расходы по подпункту 7, добровольное — только если есть такое оформление.

Какие документы подтверждают расход

Договор с медицинской организацией, у которой есть лицензия на медицинскую деятельность.
Список работников, направленных на осмотр, и направления, оформленные по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н.
Акт об оказании услуг с перечнем осмотров и суммой.
Платёжные документы: платёжное поручение или чек, если платили наличными.
Заключение медицинской комиссии по каждому работнику — оно подтверждает, что осмотр действительно прошёл.

Когда расход уменьшает налог

При УСН «доходы минус расходы» расход признают после фактической оплаты — пункт 2 статьи 346.17 Налогового кодекса. Расход признают после оплаты и оказания услуги. Если медосмотр провели в январе после декабрьской предоплаты, расход относят к январю. И наоборот: подписанный акт без оплаты налог не уменьшает.

Кассовый метод требует и второго условия — услуга должна быть получена и использована в деятельности, приносящей доход. Осмотр проведён, заключение на руках, работник допущен к работе — условие выполнено. Если оплатили вперёд, а осмотр ещё не прошёл, расход откладывают до месяца, когда услуга оказана.

Если медосмотр профинансировал Социальный фонд и часть денег вернулась, возмещение становится доходом. Его учитывают в том периоде, когда деньги поступили, — так же, как и другие суммы возмещения.

Медосмотр кандидатов, которых не приняли

Предварительный осмотр проходят до заключения трудового договора, поэтому кандидат на момент осмотра ещё не работник. Минфин в письмах и консультациях придерживается позиции, что расходы на осмотры людей, с которыми трудовой договор так и не заключили, в УСН не учитывают: нет трудовых отношений — нет и расхода на обеспечение условий труда.

Риск усиливается, если осмотр для этой должности вообще не обязателен. По обязательным осмотрам позиция мягче: если человек проходил осмотр по требованию закона и потом был принят, расход подтверждён. Практический вывод — направлять на платный осмотр тех, кого уже решили брать, а не весь поток соискателей.

Сумма, которую компания заплатила за осмотр кандидата, для самого кандидата доходом не становится: это оплата в его интересах, но не выплата ему. НДФЛ с неё не удерживают.

Частые вопросы

Можно ли учесть медосмотр водителей при УСН «доходы минус расходы»?

Да. Осмотр водителей обязателен по статье 220 Трудового кодекса, поэтому стоимость обязательного медосмотра водителя можно учесть по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ с применением правил статьи 264 НК РФ при оплате и наличии подтверждающих документов: договор с медцентром, акт, платёжка, заключение.

В каком квартале списать расход, если осмотр прошёл в одном, а оплачен в другом?

В том квартале, когда выполнены оба условия: медосмотр проведён и услуга оплачена. Если оплатили заранее, дождитесь проведения осмотра. При УСН расходы признают кассовым методом по пункту 2 статьи 346.17: сначала деньги ушли, потом расход попал в книгу учёта. Акт и заключение нужны как подтверждение, что услуга получена.

Обязателен ли медосмотр для офисных работников?

Периодические осмотры обязательны для тех, кто занят на вредных и опасных работах, на работах с движением транспорта, в пищевой отрасли, в медицине, образовании и других сферах из статьи 213 Трудового кодекса. Для обычного офиса закон осмотра не требует, и добровольный осмотр в расходы попадёт только как часть системы оплаты труда.

Что делать, если медосмотр оплатил Социальный фонд?

Плату за осмотр вы всё равно проводите через расходы, а полученное возмещение учитываете в доходах. Такой порядок Минфин описал в письмах от 15.06.2021 № 03-03-06/1/46643 и от 25.01.2019 № 03-03-06/1/3977.

Нужна ли лицензия у медцентра?

Да, без лицензии на медицинскую деятельность расход не подтверждён. Копию лицензии запрашивают вместе с договором, а реквизиты проверяют в реестре лицензий Росздравнадзора.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Расходы видно в цифрах, а не в ощущениях

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге и клиенте

Медосмотр — одна из многих строк, которые собственник не видит в общей выручке. Я собираю расходы по каждой позиции: себестоимость, рекламу, зарплаты, доставку, возвраты, налоги — и показываю, что после них остаётся.

Вы получаете расчёт по каждому товару, услуге, клиенту и каналу, точку безубыточности и финансовую модель роста. По ней видно, что будет с деньгами при каждом решении — от найма до новой закупки.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»