Как учесть расходы на бензин ИП на УСН доходы минус расходы

Коротко

На УСН «доходы минус расходы» ИП вправе уменьшить налоговую базу на стоимость бензина и других ГСМ, израсходованных для предпринимательской деятельности. Расход признают после оплаты и при наличии документов, подтверждающих покупку и служебные поездки. Топливо для личных поездок в расходы не включают.

Когда бензин можно списать в расходы

На УСН «доходы минус расходы» налог платят с разницы между доходами и расходами, поэтому затраты на топливо уменьшают налог. На УСН «доходы» расходы не учитывают, и бензин на налог не влияет.

Чтобы стоимость ГСМ попала в расходы, нужны три условия: топливо куплено для предпринимательской деятельности, оплачено и подтверждено первичными документами. Это следует из пункта 1 статьи 252 НК и пункта 2 статьи 346.16 НК.

ГСМ относят к материальным расходам или к расходам на содержание служебного автомобиля. Для легкового и грузового транспорта стоимость топлива не нормируют и списывают полностью, если поездки обоснованы. Так разъяснил Минфин в письме от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832.

ИП вправе использовать личный автомобиль в бизнесе. Для этого оформляют приказ об использовании автомобиля и путевые или маршрутные листы с маршрутом поездок. Без них инспекция может решить, что бензин сожжён в личных целях.

Какие документы нужны для учёта ГСМ

Приказ ИП об использовании автомобиля в предпринимательской деятельности: какой автомобиль, для каких задач, кто за рулём.
Путевые или маршрутные листы с конкретными маршрутами следования. Они подтверждают, что поездки связаны с бизнесом, а не с личными делами.
Документы на покупку топлива: чеки АЗС при оплате наличными или накладная поставщика при заправке по топливным картам.
Авансовый отчёт водителя, если бензин покупали за наличные.
Отчёты системы ГЛОНАСС, если она установлена: они показывают расход топлива и маршрут.
Договор аренды автомобиля без экипажа и акт приёма-передачи, если машина не своя, а арендованная.

Когда списывать расходы на бензин

На УСН «доходы минус расходы» материальные расходы, в том числе ГСМ, признают после оплаты. Даты списания топлива в производство и оплаты могут не совпадать: расход учитывают на дату погашения задолженности перед поставщиком. Это подпункт 1 пункта 2 статьи 346.17 НК.

Если ИП заправляется по топливной карте с постоплатой, расход появляется в день перечисления денег поставщику. Если покупает за наличные, дата расхода — день оплаты на АЗС.

Нормы расхода топлива Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р) можно применять для контроля, но для списания в расходы они не обязательны. Главное — подтвердить, что топливо израсходовано в предпринимательской деятельности.

Личный автомобиль, арендованный и служебный: что можно списать

Ситуация	Можно ли учесть бензин	Какие документы
Личный автомобиль ИП	Да, если используется в бизнесе	Приказ, путевые листы, чеки на ГСМ
Арендованный автомобиль без экипажа	Да, арендатор несёт расходы на содержание	Договор аренды, акт приёма-передачи, путевые листы, чеки
Автомобиль оформлен на другого человека	Да, если ИП использует его в бизнесе по договору аренды или безвозмездного пользования	Договор, путевые листы, чеки
Топливо для личных поездок	Нет	—

Частые вопросы

Нужны ли путевые листы, если ИП ездит на своей машине сам?

Да, путевые или маршрутные листы с маршрутом поездок нужны, чтобы подтвердить служебный характер. Без них расходы на бензин могут не принять.

Можно ли списать бензин без ограничений по сумме?

Да, для легкового и грузового транспорта стоимость ГСМ не нормируют. Но если расход явно завышен и не обоснован, инспекция может снять его по статье 252 НК.

Что делать, если автомобиль оформлен на супруга?

ИП может учесть расходы, если использует автомобиль в бизнесе по договору аренды или безвозмездного пользования. Понадобятся договор, путевые листы и чеки на топливо.

В какой момент списывать бензин, купленный по топливной карте?

На дату оплаты поставщику. На УСН «доходы минус расходы» материальные расходы признают после погашения задолженности.

Можно ли учесть бензин, если ИП на УСН «доходы»?

Нет. На УСН «доходы» налог считают со всей выручки, расходы не учитывают. Перейти на «доходы минус расходы» можно только с начала календарного года, подав уведомление.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бензин — только часть расходов

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Когда расходы на топливо, рекламу и закупку смешаны в одну кучу, непонятно, какое направление приносит прибыль. Я считаю юнит-экономику каждого товара, клиента и канала: сколько остаётся после себестоимости, доставки, налогов и других затрат.

Вы увидите точку безубыточности и финансовую модель, по которой можно планировать рост без убытка. Это для собственников, которые хотят понимать, куда уходят деньги и что будет при изменении цен.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»