Расходы на оплату труда налог на прибыль: что включается и как подтвердить

Коротко

Расходы на оплату труда — это выплаты работникам по трудовым договорам и исполнителям по гражданско-правовым договорам, которые уменьшают доходы при расчёте налога на прибыль. Их состав задаёт статья 255 Налогового кодекса: начисления по системе оплаты труда, премии, доплаты за условия труда, средний заработок, отпускные, районные коэффициенты. Общее условие — выплата предусмотрена законом, трудовым или коллективным договором, а расход по статье 252 обоснован и подтверждён документами.

Что значит эта формулировка

Налог на прибыль считают с разницы между доходами и расходами. Зарплата и связанные с ней выплаты — самая крупная статья расходов у многих компаний, и от того, как она оформлена, зависит сумма налога. Статья 255 НК перечисляет, что можно отнести к расходам на оплату труда, а статья 252 задаёт общее правило: расход должен быть экономически оправдан, документально подтверждён и сделан для деятельности, приносящей доход.

Перечень в статье 255 открытый: пункт 25 разрешает учесть и другие выплаты, если они записаны в трудовом или коллективном договоре и не названы в статье 270 НК, которая запрещает уменьшать налог на определённые затраты. Поэтому решает не название выплаты, а её основание в договоре и документы.

Что включается в расходы на оплату труда

Начисления по действующей системе оплаты труда: оклады, тарифные ставки, сдельные расценки (п. 1 ст. 255 НК).
Премии, надбавки и другие стимулирующие выплаты за производственные результаты, профессиональное мастерство, высокие достижения в труде (п. 2 ст. 255 НК).
Выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда: ночная, сверхурочная работа и подобное (п. 3 ст. 255 НК).
Стоимость бесплатно выдаваемой форменной одежды и обуви (п. 5 ст. 255 НК).
Средний заработок, сохраняемый за работником по трудовому законодательству (п. 6 ст. 255 НК).
Выплаты, связанные с отпуском работника (п. 7 ст. 255 НК).
Начисления по районным коэффициентам за работу в особых природно-климатических условиях (п. 11 ст. 255 НК).
Оплата времени вынужденного прогула (п. 14 ст. 255 НК).
Вознаграждения исполнителям по гражданско-правовым договорам, если они не индивидуальные предприниматели (п. 21 ст. 255 НК).

Как расходы на оплату труда признаются в налоговом учёте

В налоговом учёте расходы на оплату труда при методе начисления признают ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК), а не по дате выплаты денег. Поэтому зарплата за декабрь уменьшает базу декабря, даже если выдана в январе.

Отдельная развилка — прямые и косвенные расходы. Организации на методе начисления сами закрепляют в учётной политике перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК). К прямым обычно относят оплату труда работников, занятых в производстве, и взносы с неё. Косвенные расходы списывают полностью по мере признания, а прямые распределяют между реализованной продукцией и остатками незавершённого производства (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК). От этого зависит, в каком месяце расход на оплату труда уменьшит налог.

С отпускными сложнее. Минфин в письмах настаивает: если отпуск переходит из одного отчётного периода в другой, отпускные включают в расходы пропорционально дням отпуска в каждом периоде. Суды в таких спорах поддерживали компании, которые учитывали всю сумму в месяце начисления. Пока вопрос не закрыт, безопаснее распределять — либо заранее закрепить подход в учётной политике и быть готовым его защищать.

Как подтвердить выплату

Инспекция смотрит на два документа: договор, где выплата названа, и расчёт или приказ, по которому она начислена. Если премии нет в трудовом договоре или во внутреннем положении о премировании, сослаться на статью 255 не получится: выплата останется без основания. Минфин в письме от 30.03.2026 № 03-03-06/1/25721 повторил: стимулирующие выплаты в пользу сотрудников учитывают при расчёте налога, если они документально оформлены и экономически обоснованы.

Отдельно про сберегательные взносы работодателя по договорам долгосрочных сбережений работников: с 01.01.2025 их можно включать в расходы по пункту 16 статьи 255 НК (закон от 17.11.2025 № 418-ФЗ). Но вместе с другими расходами из этого пункта они не должны превышать 12 % от суммы расходов на оплату труда.

Что уменьшить налог не даст

Статья 270 НК перечисляет выплаты, которые в расходы не идут: это, например, вознаграждения не за труд, материальная помощь, оплата путёвок и прочие социальные выплаты. Общее правило статьи 252 действует и здесь: если выплата не связана с деятельностью, приносящей доход, или не подтверждена документами, она базу по налогу не уменьшает.

Поэтому прежде чем обещать сотруднику выплату, стоит проверить две вещи: названа ли она в статье 255 или в пункте 25 как «предусмотренная договором» и не попадает ли под запрет статьи 270.

Частые вопросы

Можно ли учесть премию, которой нет в трудовом договоре?

Нужно основание в договоре или внутреннем документе о премировании. Статья 255 требует, чтобы выплата была предусмотрена законом, трудовым или коллективным договором, а Минфин в письме от 30.03.2026 № 03-03-06/1/25721 добавляет условия документального оформления и экономической обоснованности.

Входят ли страховые взносы в расходы на оплату труда?

Сами взносы — отдельный вид расходов, а не статья 255. При распределении прибыли между обособленными подразделениями по доле расходов на оплату труда рекомендация «1С» — взносы в этот показатель не включать.

Когда списывать зарплату — по начислению или по выплате?

При методе начисления — по начислению, ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК). Дата фактической выплаты на признание расхода не влияет.

Как учитывать отпускные, если отпуск перешёл на следующий месяц?

Минфин требует распределять по дням отпуска в каждом отчётном периоде, суды иногда поддерживали учёт всей суммы в месяце начисления. Выбор стоит закрепить в учётной политике.

Можно ли включить в расходы взносы по договорам долгосрочных сбережений работников?

Да, с 01.01.2025 по пункту 16 статьи 255 НК, но вместе с другими расходами этого пункта — не больше 12 % от суммы расходов на оплату труда.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Прежде чем спорить с инспекцией, посчитайте деньги

Покажу, сколько на самом деле стоит каждый сотрудник и где теряется маржа

Расходы на оплату труда уменьшают налог, но одновременно съедают прибыль. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов, включая зарплаты, взносы, рекламу, доставку и налоги.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при найме, повышении окладов или росте продаж. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»