Работодатель — физическое лицо производить записи в трудовых книжках работников

Коротко

Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки тем, кто принимается на работу впервые. Это прямо написано в части 2 статьи 309 Трудового кодекса. Документ, который подтверждает период работы у такого работодателя, — трудовой договор в письменной форме.

Кому запрещено трогать трудовую книжку

Запрет касается только тех, кто нанимает работников как частное лицо: для личных нужд, домашнего хозяйства, помощи по дому, ухода, репетиторства. Такой человек не зарегистрирован предпринимателем и не выступает организацией.

Индивидуальный предприниматель — другой случай. По части 1 статьи 309 ТК он обязан вести трудовые книжки на каждого работника по общим правилам, если книжка на работника ведётся. Тот же запрет продублирован в части 3 статьи 66 ТК и в пункте 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Поэтому первый вопрос при найме — кто именно работодатель: гражданин или ИП. От ответа зависит, можно ли вообще открывать книжку и вносить в неё запись о приёме.

Что работодатель-физлицо без статуса ИП не вправе делать

Вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку работника.
Вносить запись об увольнении, переводе, поощрении.
Оформлять трудовую книжку работнику, который принимается на работу впервые.
Выдавать дубликат или вкладыш, если книжка утеряна.

Чем подтверждается работа

Документ, подтверждающий период работы у такого работодателя, — трудовой договор, заключённый в письменной форме (часть 2 статьи 309 ТК). Именно его работник предъявляет, когда нужно доказать стаж работы у частного лица.

Договор с работодателем-физлицом без статуса ИП по соглашению сторон может быть срочным — на срок не более пяти лет — или бессрочным (статья 304 ТК). Письменная форма обязательна: без неё подтвердить работу будет нечем.

Сам договор работодатель обязан в уведомительном порядке зарегистрировать в органе местного самоуправления по месту своего жительства (статья 303 ТК). Регистрация не заменяет запись в книжке и не делает её законной.

Работодатель-физлицо и ИП: разница в книжках

	Физлицо без статуса ИП	Индивидуальный предприниматель
Записи в трудовой книжке	Запрещены	Обязательны по общим правилам, если книжка ведётся
Оформление книжки впервые	Запрещено	Впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года бумажную книжку не оформляют.
Чем подтверждается работа	Письменный трудовой договор	Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности
Регистрация договора в органе местного самоуправления	Обязательна в уведомительном порядке	Не требуется
Норма	ч. 2 ст. 309 ТК	ч. 1 ст. 309 ТК

Если запись уже внесена

Запись, сделанная работодателем-физлицом без статуса ИП, внесена без права. Исправляют неправильную или неточную запись по месту работы, где она появилась, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа того, кто допустил ошибку (Порядок № 320н).

Если предприниматель, внёсший запись, прекратил деятельность, исправление делает работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. Зачеркивать запись нельзя: её признают недействительной и рядом вносят правильную.

Пока ошибка не исправлена, период работы у частного лица подтверждают письменным трудовым договором и документами о выплатах.

Частые вопросы

Может ли работодатель-физлицо без статуса ИП завести трудовую книжку человеку, который устраивается впервые?

Нет. Часть 2 статьи 309 ТК прямо запрещает оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Период работы подтвердит письменный трудовой договор.

А если человек сам принёс книжку и просит сделать запись?

Нельзя. Запрет не зависит от желания работника: у работодателя-физлица без статуса ИП нет права производить записи в трудовых книжках.

Чем тогда подтвердить стаж для пенсии или для нового работодателя?

Письменным трудовым договором — это документ, который закон называет подтверждением периода работы у такого работодателя. Дополнительно пригодятся документы о выплатах и регистрация договора в органе местного самоуправления.

ИП тоже не может делать записи?

Наоборот: индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника по общим правилам, если книжка ведётся. Запрет части 2 статьи 309 ТК на него не распространяется.

Что будет за запись в книжке, сделанную частным лицом?

За сам запрет ответственность в законодательстве об административных правонарушениях не установлена — так указывает Онлайн Инспекция Роструда. Но запись останется неправомерной, и её придётся исправлять по правилам Порядка № 320н.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока рутина держится на людях, она уходит вместе с ними

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые бумаги, ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, отчёты — это часы, которые сотрудники тратят вместо работы. Я смотрю, на что уходят часы в отделах, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»