Работодатель, исчисляя и перечисляя в бюджет налог на доходы физических лиц, является налоговым агентом

Налоговым агентом по НДФЛ становится любой, кто выплачивает доход физическому лицу: организация, индивидуальный предприниматель, а также предприниматель на общем режиме с наёмными работниками. Статус возникает из самой выплаты, отдельного заявления или договора не нужно.

Три обязанности агента идут вместе: исчислить налог, удержать его из выплаты и перечислить в бюджет. По общему правилу НДФЛ удерживают из дохода работника. Если проверка выявит, что агент неправомерно не удержал налог, его доначислят агенту. Удержать можно только из денежной выплаты, и не больше половины её суммы.

Если работник — предприниматель, но с вами работает по трудовому договору, его статус на НДФЛ с зарплаты не влияет: налог считают в общем порядке. Исключение — исполнители, которые применяют налог на профессиональный доход или работают как ИП по гражданско-правовому договору: за них НДФЛ не удерживают.

С 2025 года действует пятиступенчатая шкала для основных доходов, в том числе зарплаты: 13 % — до 2,4 млн ₽ за год, дальше 15 % с части от 2,4 до 5 млн ₽, 18 % — от 5 до 20 млн ₽, 20 % — от 20 до 50 млн ₽, 22 % — с суммы свыше 50 млн ₽. Повышенная ставка применяется только к превышению, а не ко всей сумме.

Дивиденды и часть прочих доходов считают отдельно: 13 % до 2,4 млн ₽ и 15 % с превышения. Продажа имущества и подарки идут по другой шкале: 13 % до 5 млн ₽ и 15 % с превышения. Эти базы с зарплатой не складываются.

Совместителей каждый работодатель считает обособленно, без учёта доходов у других агентов. Если по итогам года суммарный доход человека превысил 2,4 млн ₽, недостающий налог исчислит сама налоговая служба и пришлёт уведомление — доплатить его нужно не позднее 1 декабря следующего года.

Нерезиденты платят по общему правилу 30 %, но с 2026 года трудовые доходы граждан ЕАЭС, работников по патенту, высококвалифицированных специалистов и ряда других категорий считают по той же шкале 13–22 %.

Стандартные вычеты на детей в 2026 году: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида до 18 лет или инвалида I–II группы до 24 лет при очном обучении. Вычет дают до месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽.

Вычет уменьшает базу, с которой считают налог, а не сам налог. Поэтому в месяце, когда база перевалила за 2,4 млн ₽, часть дохода облагается по 13 %, а часть — по 15 %: налог считают кусочно, а не по одной ставке на весь месяц.

Социальные и имущественные вычеты работник получает через инспекцию, а работодатель — только после того, как налоговая пришлёт ему подтверждение права на вычет. С этого месяца налог не удерживают до исчерпания вычета, а излишне удержанный за прошлые месяцы возвращают.

С 2023 года НДФЛ перечисляют в составе единого налогового платежа на единый налоговый счёт. Месяц делят на два периода: с 1-го по 22-е число и с 23-го по последнее число. Удержанный за первый период налог платят до 28-го числа текущего месяца, за второй — до 5-го числа следующего. За 23–31 декабря — в последний рабочий день года.

С 1 сентября 2026 года налоговый агент может подать предварительное уведомление по НДФЛ сразу на несколько месяцев вперёд, вплоть до конца года. Это избавляет от ежемесячной подачи уведомления, но не отменяет сроков уплаты.

Отдельно считают налог с отпускных и больничных: датой дохода для них остаётся день выплаты, а перечисляют его в те же два периода месяца.

За неправомерное неудержание или неперечисление налога — штраф 20 % от суммы, подлежащей удержанию и перечислению. За умышленное неисполнение обязанностей агента — 40 % от этой суммы.

За просрочку перечисления начисляют пени за каждый календарный день со дня, следующего за сроком уплаты, по день исполнения включительно. Пени считают за каждый день по доле ключевой ставки Банка России: размер доли зависит от плательщика и периода просрочки.

За опоздание с расчётом 6-НДФЛ — штраф 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. Если налог не удержан из-за счётной ошибки или недобросовестности получателя, переплату взыскивают с человека, но удерживают не больше 20 % причитающейся ему суммы при каждой следующей выплате.