Работодатель не видит электронный больничный лист в базе: что делать

Коротко

Электронный листок нетрудоспособности медорганизация размещает в информационной системе СФР, а фонд автоматически уведомляет страхователя об открытии, продлении и закрытии через систему электронного документооборота — СЭДО. Если уведомления нет, причина чаще всего в расхождении данных о работнике или в том, что запрос подтверждения данных загрузился не в ту программу. Разбираться нужно по шагам: сверить данные, найти номер ЭЛН, отправить в фонд нужное сообщение.

Как устроен обмен данными по электронному больничному

Медорганизация формирует электронный листок нетрудоспособности и передаёт сведения в информационную систему СФР. Фонд на основании этих сведений автоматически направляет работодателю уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании ЭЛН. Обмен идёт через СЭДО — систему электронного документооборота, подключённую к программе отчётности или к личному кабинету страхователя на сайте СФР.

Работник видит свой больничный на портале Госуслуг в разделе «Здоровье» и в личном кабинете получателя услуг на сайте СФР. Данные о диагнозе работодателю не передаются. После закрытия ЭЛН фонд в автоматическом режиме формирует предзаполненные сведения для назначения и выплаты пособия и направляет их работодателю. Если этот запрос не пришёл, пособие не назначат, пока страхователь не проявит инициативу.

Что проверить в первую очередь

СНИЛС и дату рождения работника: если медорганизация ошиблась хотя бы в одном символе, листок не появится ни у страхователя, ни у работника.
Фамилию: если ЭЛН оформлен на новую фамилию, а на индивидуальном лицевом счёте в СФР осталась старая, проактивный процесс не сформируется.
Сведения о трудоустройстве: приём, переводы, увольнение. Частая ошибка — приём по основному месту работы, а увольнение по совместительству, или вместо перевода поданные сведения об увольнении.
Наименование и реквизиты страхователя: при смене наименования, реорганизации или переводе работника в другое обособленное подразделение данные могли разойтись.
Подключение к СЭДО: уведомления приходят только в ту программу, которая подключена к обмену с фондом.

Найдите номер ЭЛН

Без номера электронного листка страхователь не сможет передать в фонд сведения для начисления пособия. Работник находит номер на портале Госуслуг или в личном кабинете получателя услуг на сайте СФР. Если номер не отображается и у работника, он обращается в медорганизацию, выдавшую больничный, — к лечащему врачу или администратору.

На портале Госуслуг сведения об открытии, продлении и закрытии ЭЛН могут появляться в течение одного–трёх дней. Если прошло больше трёх суток, а информации нет, работнику нужно идти в медорганизацию. Работодателю ждать, пока работник сам сообщит номер, не нужно: уведомления должны приходить автоматически. Но если автоматика дала сбой, номер ЭЛН от работника ускорит разбор.

Что сделать, если запрос от СФР не пришёл

Направьте в отделение фонда по месту регистрации «Сведения о застрахованном лице» — сообщение № 86 СЭДО. Фонд ответит сообщением № 87 об успешном принятии.
Если запрос подтверждения данных загрузился в одну программу, а работаете вы в другой, направьте сообщение «Информация о жизненных событиях» — тип № 109 СЭДО. В нём укажите номер ЭЛН и СНИЛС работника. Фонд обработает инициацию и направит запрос подтверждения данных по этому листку.
Если запрос не приходит и после этого, обратитесь в службу технической поддержки информационной системы СФР или в своё отделение фонда — там проверят, на каком этапе застрял обмен.

Сроки и выплата

После закрытия ЭЛН фонд формирует запрос сведений. Пособие по временной нетрудоспособности фонд назначает и выплачивает в течение 10 рабочих дней после ответа работодателя на запрос. Первые три дня болезни работодатель оплачивает за счёт собственных средств в срок, установленный для выплаты зарплаты.

Если работник не получил пособие в течение 10 рабочих дней после ответа работодателя, он может обратиться за разъяснениями к работодателю или в фонд по телефону единого контакт-центра. Работодателю стоит держать подтверждение отправки сообщений 86 и 109: это доказательство, что свою часть работы он выполнил.

Частые вопросы

Работник говорит, что больничный оформлен, а в СЭДО ничего нет. С чего начать?

Сверьте СНИЛС, дату рождения и фамилию работника с данными в вашей программе и в сведениях, которые вы подавали в фонд. Если ЭЛН оформлен на новую фамилию, а на лицевом счёте старая, уведомление не придёт. Затем попросите у работника номер ЭЛН из личного кабинета на сайте СФР или на Госуслугах.

Работник недавно устроился, и больничный не появился. Почему?

Проверьте, передали ли вы сведения о приёме на работу. Если сведения персонифицированного учёта не поступили в фонд, трудоустройство не подтверждается, проактивный процесс назначения пособия закрывается с комментарием «Не найден страхователь». Направьте сведения о приёме и сообщение № 86 СЭДО.

Запрос пришёл в другую программу, а мы работаем в этой. Что делать?

Отправьте в фонд сообщение № 109 СЭДО «Информация о жизненных событиях» с номером ЭЛН и СНИЛС. Фонд обработает инициацию и направит запрос подтверждения данных в вашу программу.

Можно ли проверить больничный по фамилии на стороннем сайте?

Нет. Данные ЭЛН доступны только в государственных информационных системах: в СЭДО и личном кабинете страхователя у работодателя, на Госуслугах и в личном кабинете получателя услуг СФР у работника. Общедоступных сервисов, которые показывают данные любого ЭЛН по фамилии, не существует.

Что делать, если в ЭЛН ошибка в данных работника?

Обратиться в медорганизацию, выдавшую листок. Если ошибка в СНИЛС, дате рождения или фамилии, листок не отобразится ни у работника, ни у работодателя. Медорганизация исправляет данные в своей системе, после чего ЭЛН появится в обмене.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока больничный ищется, работа стоит

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Разбор больничных, сверка данных сотрудников, ответы на одни и те же вопросы кадров — это часы, которые уходят не на развитие бизнеса. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»