Перевод в другое подразделение на ту же должность: запись в трудовой книжке

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, если это подразделение было указано в трудовом договоре. Должность при этом может остаться прежней: достаточно, чтобы в договоре было записано подразделение, и его смена становится переводом.

Если наименование подразделения в трудовом договоре не указано, смена отдела или участка в той же местности на ту же должность — перемещение. Согласия работника оно не требует, дополнительное соглашение не составляют, запись в трудовую книжку не вносят. Роструд разъясняет это так: при перемещении не меняется ни одно условие договора, поэтому и запись не нужна.

Проверяют по тексту трудового договора. Фраза «принимается в отдел продаж на должность менеджера» делает отдел условием договора, и перевод в другой отдел на ту же должность придётся оформлять как перевод. Фраза «принимается на должность менеджера» оставляет работодателю свободу перемещать сотрудника между отделами без записи в книжке.

В графе 3 пишут: «Переведён в отдел снабжения на должность менеджера», где сначала называют новое подразделение, затем должность. Если меняется только подразделение, должность всё равно повторяют — так запись читается однозначно. В графе 4 указывают дату и номер приказа о переводе.

Слово «переведён» пишут в единственном числе мужского рода независимо от пола работника: так принято в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Никаких «переведена» в графе 3 не будет.

Когда меняется только подразделение, а должность остаётся, в записи не должно появляться слово «назначен» или «принят»: это не приём и не назначение, а перевод. Сокращать наименование подразделения нельзя, если в штатном расписании оно записано полностью.

Образец записи о переводе на другую должность в трудовой книжке строится одинаково с 2023 года: «Переведён на должность старшего менеджера». Если одновременно меняются и подразделение, и должность: «Переведён в отдел корпоративных продаж на должность старшего менеджера». Дату в графе 2 ставят ту, с которой действует перевод по приказу, а не дату издания приказа.

Наименование подразделения указывают так, как оно записано в трудовом договоре и штатном расписании. Если в договоре был филиал, в записи называют филиал и подразделение внутри него: «Переведён в отдел продаж филиала в городе Красноярске на должность менеджера».

С 2023 года бумажную трудовую книжку ведут только тем, кто не отказался от неё в пользу электронных сведений. У остальных записи о переводе заменяет форма ЕФС-1, а образец записи в книжке нужен лишь для тех, у кого она осталась.

Запись о переводе вносят в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа, а при увольнении — в день увольнения. Правило о пяти днях действует и для других записей о работе, кроме записи об увольнении.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, бумажную не ведут. Сведения о переводе работодатель подаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Работник получает сведения в личном кабинете на портале госуслуг.

При увольнении записи, внесённые за время работы у работодателя, заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии. Знакомить работника с записью под подпись нужно в его личной карточке, а не в самой книжке.