Объявление благодарности с занесением в трудовую книжку

Коротко

Объявление благодарности — вид поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей по статье 191 ТК РФ. Запись о нём вносят в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки на основании приказа работодателя: не позднее пяти рабочих дней и дословно по тексту приказа (пункты 9, 25 и 26 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Что считается поощрением, а что просто премией

Статья 191 ТК РФ перечисляет поощрения за труд: благодарность, премия, ценный подарок, почётная грамота, представление к званию лучшего по профессии. Работодатель вправе применить любое из них, а другие виды поощрений закрепляет коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Ключевое различие — за что платят и за что благодарят. Премия, которая входит в систему оплаты труда и выплачивается по заранее установленным показателям, — стимулирующая выплата по статье 129 ТК РФ. Минтруд в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824 объяснил: такие выплаты награждением не считаются, и в трудовую книжку их не заносят. В раздел «Сведения о награждении» попадает благодарность как поощрение за успехи в работе — по приказу, а не по расчётной ведомости.

Как оформить благодарность и запись

Издать приказ о поощрении: кого поощряют, за какие успехи, каким видом поощрения — дословно «объявить благодарность». Приказ и есть единственное основание для записи.
Внести запись в раздел «Сведения о награждении» в срок не позднее пяти рабочих дней с даты приказа (пункт 9 Порядка № 320н).
Заполнить графы: в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата поощрения, в графе 3 — кем поощрён работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 — наименование, дата и номер приказа.
Сверить формулировку с приказом: если в приказе «объявить благодарность», в книжке пишут то же, а не «наградить благодарностью». Расхождение даёт повод признать запись недействительной.
При увольнении заверить все записи о работе, награждениях и поощрениях подписью руководителя или уполномоченного лица и, при наличии, печатью организации либо отдела кадров.

Где именно делать запись

Благодарность идёт в раздел «Сведения о награждении». Пункт 25 Порядка № 320н относит туда государственные награды и почётные звания, награды Президента, Правительства, федеральных и региональных органов, профсоюзов, почётные грамоты, нагрудные знаки, значки и дипломы от работодателей, а также другие виды поощрения, предусмотренные законом, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Если благодарность объявила сторонняя организация, а не сам работодатель, для записи всё равно нужен внутренний приказ компании — его издают на основании копии внешнего приказа или распоряжения о награждении.

Что писать в графе 4

В графе 4 указывают документ, на основании которого внесена запись: его наименование, дату и номер. Когда работнику объявлена благодарность министерства, в графе стоит тот приказ, который говорит о награждении, — он же указан на бланке благодарности. Выписка из приказа, приложенная к благодарности, и сам приказ должны совпадать; если в выписке стоит другой номер, ориентируются на приказ о награждении.

Сведения о награждении вносят и в дубликат трудовой книжки: по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Частые вопросы

Можно ли объявить благодарность устно и не вносить запись?

Объявить можно, но записи без приказа не будет: кадровик вносит сведения только на основании приказа о поощрении. Устная благодарность на собрании основанием не служит.

Нужно ли заносить в трудовую книжку обычную премию по итогам месяца?

Нет, если премия входит в систему оплаты труда и выплачивается по установленным показателям: по позиции Минтруда в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824 это стимулирующая выплата, а не награждение. В раздел «Сведения о награждении» попадает поощрение за успехи в работе по статье 191 ТК РФ.

В какой срок после приказа нужна запись?

Не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа (пункт 9 Порядка № 320н). Пропуск срока запись не отменяет, но при проверке расхождение дат становится замечанием.

Что делать, если в записи ошибка?

Специального порядка исправления для этого раздела нет. Некорректную запись признают недействительной в разделе «Сведения о награждении», а верную вносят заново — по тому же приказу и с той же формулировкой.

Заверяют ли запись о благодарности печатью сразу?

Все записи о работе, награждениях и поощрениях за время работы в организации заверяют при увольнении подписью руководителя или уполномоченного лица и, при наличии, печатью организации либо отдела кадров.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Поощрения работают, когда их видно в системе

Покажу, какую кадровую рутину в компании можно отдать ИИ

Приказы, записи, напоминания о сроках — это часы кадровика, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»