Нужно ли составлять отдельное штатное расписание на каждый филиал

Штатное расписание закрепляет состав должностей и численность работников всего работодателя. Работодатель сам определяет организационную структуру: какие выделить отделы, цеха, участки, филиалы и как их назвать. Но само штатное расписание остаётся единым локальным актом организации, и территориальная удалённость подразделений этого не меняет.

Разделять документ по городам или подразделениям неправомерно: тогда численность и фонд оплаты труда организации оказываются разорваны на части, и проверить их в целом по работодателю нельзя. Филиал не заключает трудовые договоры от своего имени и не утверждает свои локальные акты — он действует в рамках структуры, заданной головной организацией.

Практический вывод: в шапке документа стоит организация, а филиалы и обособленные подразделения идут строками внутри — в графе «Структурное подразделение».

Жёстких требований к названиям структурных подразделений закон не устанавливает — работодатель называет их сам. Ошибкой не считается, когда в документе соседствуют «Головное подразделение» и «Основное», если за ними стоят разные блоки управления: административный аппарат и производственный персонал.

Другое дело — подразделения, которые дублируют друг друга по смыслу. Тогда в кадровом учёте возникает путаница, и документ стоит привести в порядок: переименовать или объединить подразделения. Порядок такой: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, заключить дополнительные соглашения с работниками, у которых подразделение записано в трудовом договоре, и подать сведения о переводе по форме ЕФС-1.

Указывать подразделение в трудовом договоре обязательно, когда работник принимается в филиал или иное обособленное подразделение в другой местности. Для остальных случаев это дополнительное условие, которое уточняет место работы.

В образце штатного расписания с обособленным подразделением структура граф та же, что и без филиалов: код, структурное подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад и надбавки, месячный фонд оплаты труда, примечание. Меняется только содержание графы «Структурное подразделение» — в ней появляются строки филиалов и обособленных подразделений.

Оклад по одной и той же должности в документе указывают один. Разные оклады для одинаковых должностей допустимы, когда должности стоят в разных структурных подразделениях; «вилка» в окладах для одной должности в одном подразделении противоречит обязанности платить равную оплату за труд равной ценности (статья 22 Трудового кодекса).

Если филиалов много и они далеко, единый документ всё равно остаётся одним: выписки по подразделениям — это копии частей общего штатного расписания, а не отдельные локальные акты.