Штатная численность и фактическая численность: разница

Штатная численность отвечает на вопрос «сколько людей нужно, чтобы вся работа делалась», фактическая — «сколько людей у нас есть сейчас». Первая живёт в штатном расписании и меняется, когда собственник или директор вводит и выводит должности. Вторая меняется каждый день: человек уволился — фактическая уменьшилась, а ставка в расписании осталась, пока её не уберут или не закроют.

Отсюда главное практическое следствие: разница между штатной и фактической численностью — это вакансии. Если в расписании 120 позиций, а работают 100 человек, штатная численность — 120, фактическая — 100, и в компании 20 открытых мест. Обратная ситуация, когда фактическая больше штатной, означает, что людей взяли сверх расписания: ставки не оформлены или расписание не обновили.

В законе алгоритма расчёта штатной и фактической численности нет: обе считают по правилам управленческого учёта, которые компания закрепляет у себя. Поэтому важно не число само по себе, а то, что в него включили.

Фактическая численность — это сотрудники, которые состоят в трудовых отношениях и выполняют трудовые функции на дату. Человек в отпуске или на больничном из неё не выпадает: он числится за компанией. Вакантные места в фактическую численность не входят — это и есть её отличие от штатной.

Если в течение года на одной позиции работали двое — например, полгода один человек, полгода другой, — фактическая численность по этой позиции равна двум, хотя ставка одна. Штатная при этом остаётся единицей. Именно на этом расходятся цифры в кадровых программах: они сверяют число людей по поименному списку со ставками в расписании и выдают расхождение, если в отчёте стоит одно число, а по факту другое.

Фактическая численность всегда целое число: единица измерения — люди. Дробиться могут ставки, а не сотрудники.

Прямой путь — сложить ставки по всем строкам штатного расписания. Если в расписании 40 позиций, штатная численность — 40, даже когда реально работают 37 человек.

Когда расписания ещё нет или его нужно обосновать, идут от объёма работы. Считают нормативную численность: объём работы делят на плановую выработку одного человека за тот же период с поправкой на коэффициент выполнения норм. Затем результат умножают на коэффициент невыходов — резерв на отпуска, больничные и обучение, — и получают штатную численность, которую закладывают в расписание.

Пример из практики отдела продаж: при объёме продаж за полугодие 680 500 000 ₽, фонде рабочего времени 906 часов, плановой выработке 33 300 ₽ и фактической выработке прошлого периода 32 900 ₽ коэффициент выполнения норм равен 1,01, а нормативная численность — около 22,3 человека. Это ориентир для решения о сокращении, а не приказ: перед ним проверяют нагрузку, сезонность и планы по выручке.

Рост выручки сам по себе штат не расширяет: если менеджер выставлял счёт на 200 тыс. ₽, а теперь такой же счёт на 2 млн ₽, число людей не меняется. Пересматривают численность при изменении объёмов, внедрении автоматизации и пересмотре норм выработки.