Штатное расписание это локальный нормативный акт или нет

Коротко

Штатное расписание — документ, который показывает структуру компании, перечень должностей, их количество и оклады. К локальным нормативным актам его относят не все: Роструд в разъяснениях на портале «Онлайнинспекция.РФ» называл штатное расписание локальным нормативным актом, а позже уточнял, что оно не связано напрямую с трудовой деятельностью конкретного работника. Унифицированная форма № Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, описывает штатное расписание как организационно-распорядительный документ.

Почему вопрос вообще возникает

Трудовой кодекс не даёт закрытого перечня локальных нормативных актов. Статья 8 говорит о документах, которые работодатель принимает в пределах своей компетенции и которые содержат нормы трудового права. От того, попадает ли под это определение штатное расписание, зависят три практические вещи: нужно ли знакомить с ним каждого работника под подпись, требуется ли учитывать мнение профсоюза и как оформлять изменения.

Отсюда и расхождение в ответах. В разъяснениях Роструда, размещённых в системе ГАРАНТ, штатное расписание прямо названо локальным нормативным актом, в котором фиксируется сложившееся разделение труда. В других ответах того же портала сказано мягче: штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, поэтому знакомить с ним при приёме на работу работодатель не обязан.

Доводы за и против

За: в штатном расписании есть оклады и надбавки, а значит, оно связано с оплатой труда; статья 135 ТК относит системы оплаты труда к локальным актам.
Против: документ не устанавливает правил поведения, а фиксирует уже принятое решение о структуре и численности; норма неоднократного применения к работникам здесь не работает.
Против: ознакомление всех работников со штатным расписанием раскрывает оклады коллег — а размер оплаты конкретного человека в коммерческой организации может быть коммерческой тайной.
Против: принятие документа с учётом мнения профсоюза ограничивало бы право работодателя менять структуру и численность, которое Конституционный суд относит к его исключительной компетенции.

Что меняется в зависимости от подхода

	Локальный нормативный акт	Организационно-распорядительный документ
Ознакомление работников	Обязательно с теми, кого документ касается	Не обязательно, если не записано в коллективном договоре или другом акте
Мнение профсоюза	Требуется, если документ регулирует оплату труда	Не требуется
Порядок изменений	Через процедуру принятия локального акта	Приказом руководителя
Риск спора	Выше: работник может ссылаться на нарушение процедуры	Ниже, но структуру всё равно придётся доказывать при сокращении

Как поступить на практике

Проще всего закрепить порядок работы со штатным расписанием отдельным положением. Оно само будет локальным нормативным актом и снимет вопросы: кто готовит проект, кто согласовывает, в какой форме и в какие сроки вносятся правки. В Трудовом кодексе такого положения нет, и обязанности его составлять закон не устанавливает — это внутреннее решение компании.

Если положение принимаете, учтите статью 8: локальные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, не применяются. А правила внутреннего трудового распорядка и положение об обработке персональных данных относятся к обязательным документам — их требуют статьи 189 и 86 ТК, и путать их со штатным расписанием не стоит.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель знакомить работника со штатным расписанием при приёме?

По статье 68 ТК знакомить нужно с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Роструд в разъяснениях указывал, что штатное расписание к таким актам не относится, но обязанность знакомить может быть записана в коллективном договоре или локальном акте.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза при утверждении штатного расписания?

Роструд в разъяснениях отвечал, что штатное расписание не устанавливает систему оплаты труда, поэтому принимать его с учётом мнения представительного органа работодатель не должен. Если вы закрепили иной порядок в своём положении, следуйте ему.

Обязательно ли составлять штатное расписание?

Прямого требования в законе нет. Документ нужен для планирования штата, расчёта фонда оплаты труда и подтверждения состава штата при проверках и сокращениях. Форма № Т-3 с 2013 года не обязательна, но годится как образец.

Можно ли утвердить штатное расписание один раз и не пересматривать каждый год?

Да. Закон не требует переутверждать его ежегодно. Период действия указывают в строке «На период», но заполнять её необязательно; изменения вносят по мере необходимости.

Кто принимает решение об изменении штатного расписания?

Работодатель. Конституционный суд в определениях от 15.07.2008 № 411-О-О, 412-О-О, 413-О-О и от 24.02.2011 № 236-О-О относил принятие решения об изменении структуры, штатного расписания и численного состава к исключительной компетенции работодателя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока документ спорный, рутина не должна ждать

Соберу ИИ-агента, который снимет повторяющиеся задачи с кадров и руководителей

Пока вы разбираетесь, локальный это акт или организационный документ, ответы сотрудникам, заявки и сверка документов идут своим чередом. Я собираю агента под одну понятную задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц. Вы получаете работающего агента, а не презентацию о нём.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»