Штатная расстановка и штатное расписание: отличие
Коротко
Штатное расписание — документ, который фиксирует структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой и оклады. Фамилий работников в нём нет. Штатная расстановка показывает, кто именно занимает каждую единицу на сегодня, а какие позиции остаются вакантными. Расписание отвечает на вопрос «сколько единиц должно быть», расстановка — «кто их занимает сейчас».
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — основной кадровый документ, который отражает структуру, постоянный состав и численность работников, их квалификацию и условия оплаты труда. В нём перечислены все должности — и занятые, и вакантные, — с указанием количества штатных единиц, окладов, надбавок и доплат.
Прямого требования составлять штатное расписание в Трудовом кодексе нет, но оно необходимо: статья 57 ТК РФ требует, чтобы наименование должности в трудовом договоре соответствовало штатному расписанию. При проверке или споре этот документ подтверждает состав штата. Унифицированная форма № Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, с 2013 года не обязательна, но её можно использовать как образец.
Что такое штатная расстановка
Штатная расстановка (её ещё называют штатным замещением или штатным списком) — внутренний документ, который показывает, какие единицы из штатного расписания фактически заняты, кем именно и с какого момента. Напротив каждой должности стоит фамилия и инициалы работника, его табельный номер, а незакрытые позиции помечены как вакансии.
Расстановка отражает и отклонения от нормальной картины: совмещение, совместительство, длительное отсутствие — больничный, отпуск по уходу за ребёнком. В неё можно включить категории, которые кадровик отслеживает отдельно: работников с инвалидностью, предпенсионного возраста. Унифицированной формы для расстановки нет, её составляют в свободной форме.
Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Структуру, должности, количество единиц, оклады и надбавки | Кто занимает каждую единицу и какие единицы вакантны |
| Есть ли фамилии | Нет | Да, напротив каждой должности |
| Вакансии | Все должности перечислены, но без пометки, занята или нет | Незакрытые позиции прямо помечены как вакансии |
| Отклонения | Не отражает | Совмещение, совместительство, длительное отсутствие |
| Основа для составления | Исходный документ | Составляется на основе штатного расписания |
| Обязательность | Наличие обязательно, так как на него ссылается статья 57 ТК РФ | Закон не требует, но работодатель может закрепить её в локальном акте |
| Утверждение | Утверждается приказом руководителя | Часто рабочий документ, может не утверждаться |
| Форма | Можно использовать № Т-3 или свою | Свободная |
Как составить штатную расстановку
Расстановку строят на основе действующего штатного расписания. В таблице повторяют подразделения и должности из расписания, добавляют графы для фамилии и инициалов, табельного номера, даты приёма. Напротив занятых единиц вписывают работника, напротив свободных ставят пометку «вакансия».
Если работник отсутствует длительно, это отмечают в отдельной графе или примечании. Совмещение и совместительство тоже видно из расстановки: у одной должности может стоять основной работник и тот, кто замещает. Документ обновляют при приёме, переводе, увольнении, чтобы он отражал текущее положение.
Зачем нужна штатная расстановка
- Быстро показать, сколько вакансий открыто и по каким должностям.
- Спланировать перестановки и набор: видно, кого можно перевести на освободившуюся позицию.
- При сокращении подобрать все вакансии, которые можно предложить работнику, — суды проверяют, что вакантные должности были предложены.
- В споре подтвердить, что других подходящих вакансий не было: расстановка на дату предупреждения и увольнения помогает работодателю.
- Собрать кадровую информацию в одной таблице, а не по личным карточкам.
Частые вопросы
Обязательна ли штатная расстановка по закону?
Для обычных коммерческих организаций закон её не требует. Но работодатель может установить ведение расстановки локальным актом. Штатное расписание обязательно, поскольку статья 57 ТК РФ предписывает указывать должность в трудовом договоре в соответствии с ним.
Можно ли объединить расписание и расстановку в один документ?
Нет, это разные документы с разными задачами. Расписание фиксирует, сколько единиц должно быть, расстановка — кто их занимает. Если добавить фамилии в расписание, оно перестанет быть расписанием и не сможет подтвердить структуру и оклады.
Кто подписывает и утверждает штатную расстановку?
Единого правила нет. Часто это рабочий документ, который составляет кадровик и который не утверждается руководителем. Если компания закрепила расстановку в локальном акте, порядок подписания и утверждения определяет этот акт.
Нужно ли знакомить работников со штатной расстановкой?
Закон этого не требует. Работника знакомят с локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, но расстановка к ним не относится. Она нужна для управления кадрами и подтверждения вакансий.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Кадровые документы не должны тормозить бизнес
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Составление и обновление кадровых документов, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, сверки — это часы, которые можно вернуть бизнесу. Я смотрю, на что уходят часы в отделах, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.