Нужно ли делать запись в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

Коротко

Да, запись нужна, но одна: о том, что работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. Работодатель вносит её в бумажную книжку в день выдачи книжки на руки, и с этого момента бумажную книжку он больше не ведёт и за неё не отвечает.

Что именно пишут в трудовой книжке

Основание — часть 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Работнику, который письменно попросил сведения о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче в книжку вносится запись о подаче такого заявления.

Других записей в связи с переходом не появляется. Приём, перевод, увольнение и раньше попадали в книжку по общим правилам, а теперь эти же события уходят в Социальный фонд по форме ЕФС-1. Запись о переходе — последняя в бумажной книжке, дальше она хранится у работника как документ о работе до 2020 года.

Формулировка и дата записи

Дата — день, когда запись вносят фактически, то есть день выдачи книжки на руки, а не дата заявления и не 1 января 2020 года.
Графа «Сведения о работе»: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Подпись работника в личной карточке или в журнале учёта движения трудовых книжек о получении книжки.
Заявление работника хранится у работодателя: оно подтверждает, что книжку выдали правомерно.
Сведения о приёме, переводе и увольнении с этого дня передаются в Социальный фонд, а в бумажную книжку не вносятся.

Кто и когда делает выбор

Выбор формата — дело работника, и переход на электронную книжку добровольный. Работник подаёт письменное заявление: либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо о продолжении ведения бумажной книжки. До заявления работодатель ведёт бумажную книжку как обычно.

Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе: сведения ведутся только в электронном виде, и записи в несуществующей книжке быть не может. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен: заявление о переходе отменить нельзя, поэтому решение стоит принимать осознанно.

Если работник бумажную книжку сохранил, работодатель продолжает вносить в неё записи и одновременно передаёт сведения в Социальный фонд. Позже работник может передумать и подать заявление о переходе — тогда появится та же единственная запись о заявлении.

Что происходит с книжкой в каждом случае

	Работник выбрал электронную	Работник сохранил бумажную	Впервые устроился после 31.12.2020
Бумажная книжка	Выдают на руки с записью о заявлении	Ведут дальше	Не оформляют
Записи о приёме и переводах	Только в электронных сведениях	И в книжке, и в сведениях	Только в электронных сведениях
Ответственность работодателя за книжку	Прекращается со дня выдачи	Сохраняется	Нет, книжки нет
Можно ли вернуться к бумажной	Нет	Это и есть бумажная	Нет

Частые вопросы

Нужна ли запись, если работник выбрал электронную книжку ещё в 2020 году?

Запись о заявлении уже должна стоять в книжке: она вносится при выдаче книжки на руки. Если книжку выдали без записи, это нарушение порядка, и запись нужно внести тем днём, когда её фактически делают.

Что писать в трудовой книжке при увольнении такого работника?

Ничего. После перехода на электронную книжку работодатель за неё не отвечает, а сведения об увольнении передаёт в Социальный фонд. Запись об увольнении в бумажную книжку не вносят.

Обязан ли работник сдавать бумажную книжку при приёме на новую работу?

Нет. При трудоустройстве достаточно сведений о трудовой деятельности: работодатель получает их в электронном виде. Бумажную книжку работник хранит у себя — в ней записи о работе до 2020 года.

Можно ли сделать запись о переходе задним числом?

Дату записи ставят ту, когда её вносят. Задним числом её не оформляют: запись о заявлении датируется днём выдачи книжки на руки.

Что будет, если запись не сделать?

Работодатель выдал книжку, но не зафиксировал основание — порядок выдачи нарушен, и подтвердить, почему книжка оказалась у работника, нечем. Запись защищает обе стороны: работника — от претензий о самовольном удержании книжки, работодателя — от спора о том, что книжку вели неправомерно.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Заявления, уведомления, карточки, сроки по ЕФС-1 — мелочи, которые копятся и теряются, когда уходит сотрудник или меняется кадровик. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы съедают время кадров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»