Нужно ли делать доп соглашение к трудовому договору при смене паспорта

Коротко

Паспортные данные работника входят в число сведений трудового договора — это прямо названо в части 1 статьи 57 ТК РФ. Когда паспорт меняют, эти сведения устаревают. Закон не описывает, как именно их обновлять: Роструд в одних разъяснениях говорит о допсоглашении, в других — что вносить изменения не обязательно. На практике безопаснее оформить допсоглашение или приложение к договору: так новые данные появятся в документе, и при проверке не будет вопроса, почему в договоре старый паспорт.

Что говорит закон

Часть 1 статьи 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре сведения о документах, удостоверяющих личность работника. Когда паспорт меняют — по возрасту, при смене фамилии или по другой причине, — эти сведения перестают быть верными.

Порядок обновления законом не установлен. Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» отвечал по-разному: в одних ответах рекомендует заключить дополнительное соглашение, в других указывает, что вносить изменения в трудовой договор не обязательно и это не приведёт к недействительности договора. Эксперты в правовых системах тоже расходятся: одни советуют допсоглашение, другие — зачеркнуть старые данные и вписать новые, заверив запись подписью кадровика и ознакомив работника.

Как оформить новые паспортные данные

Получите от работника заявление с просьбой заменить паспортные данные в связи с заменой документа и указанием новых реквизитов.
Приложите к заявлению копию нового паспорта — все страницы, где есть новые данные.
Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми паспортными данными. Можно оформить и приложение к договору — оно станет его неотъемлемой частью (часть 3 статьи 57 ТК РФ).
Издайте приказ в произвольной форме о внесении изменений в учётные документы и ознакомьте с ним работника под подпись.
Обновите личную карточку работника: внесите новые серию, номер, дату выдачи и подразделение, выдавшее паспорт. Если в разделе «Общие сведения» нет места, запишите изменения в «Дополнительные сведения».
Если замена паспорта не связана с изменением данных в лицевом счёте работника в СФР (ФИО, дата и место рождения, пол, адрес), заявление по форме АДВ-2 подавать не нужно.
Новое согласие на обработку персональных данных не требуется, если срок действия прежнего не истёк и работник его не отозвал. Старые паспортные данные в согласии не делают его недействительным.

Чем грозит отсутствие допсоглашения

Прямой ответственности за то, что в трудовом договоре остались старые паспортные данные, в ТК РФ нет. Но при проверке инспектор может расценить это как нарушение части 1 статьи 57 ТК РФ: сведения в договоре не соответствуют документам работника. Тогда возможно предписание внести изменения.

Кроме того, старые данные создают бытовые неудобства: при оформлении документов, при проверке кадровых записей, при сверке с СФР и налоговой. Допсоглашение снимает эти вопросы и показывает, что работодатель следит за актуальностью кадровых документов.

Частые вопросы

Обязательно ли заключать допсоглашение при смене паспорта?

Закон этого не требует. Роструд в разных ответах говорил и о необходимости допсоглашения, и о том, что вносить изменения не обязательно. Безопаснее оформить допсоглашение: так новые данные появятся в договоре, и повода для претензий не будет.

Можно ли просто зачеркнуть старые данные и вписать новые?

Эксперты в правовых системах допускают такой способ: зачеркнуть старый паспорт, вписать новый, заверить запись подписью кадровика и ознакомить работника под подпись. Но это не закреплено нормативно, поэтому надёжнее допсоглашение.

Нужно ли менять данные в трудовой книжке?

В трудовую книжку паспортные данные не вносят. Если паспорт меняют из-за смены фамилии, имя или отчество, запись об изменении фамилии вносят в трудовую книжку в порядке, установленном ТК РФ и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Что делать, если работник отказывается предоставить новый паспорт?

Работодатель вправе запросить копию нового паспорта, но принудить работника предъявить документ нельзя. Без новых данных допсоглашение не оформить. В этом случае можно зафиксировать отказ актом и оставить в договоре прежние сведения — до того момента, когда работник предоставит документ.

Нужно ли уведомлять СФР о смене паспорта?

Только если изменились данные лицевого счёта: ФИО, дата и место рождения, пол или адрес. Если поменялись только серия и номер паспорта, заявление по форме АДВ-2 не подаётся.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны отставать от жизни

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Смена паспорта у сотрудника — мелочь, но она тянет за собой правки в договоре, карточке, учётных системах. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки, отчёты. Потом показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, у которых рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»