НДС счёт-фактура: когда выставлять и как заполнять в 2026 году
Коротко
Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету предъявленный продавцом НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Продавец выставляет его не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). С 2026 года в форме появилась строка 5б — для номера и даты авансового счёта-фактуры, а основная ставка налога выросла до 22 %.
Что такое счёт-фактура и зачем она нужна
Счёт-фактура подтверждает сумму НДС, которую продавец предъявил покупателю. На её основании покупатель принимает налог к вычету — уменьшает сумму НДС к уплате в бюджет. Для продавца это документ, по которому он отражает налог в книге продаж и декларации.
Выставляют счёт-фактуру при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав, а также при получении предоплаты. Срок — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или оплаты. Документ составляют в двух экземплярах: один регистрируют в книге продаж, второй передают покупателю (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Что изменилось в счёте-фактуре с 2026 года
- Основная ставка НДС повышена до 22 % (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). В счетах-фактурах и книгах покупок и продаж появились графы для ставки 22 % и расчётной 22/122.
- В форме счёта-фактуры добавлена строка 5б. Её заполняет продавец, если с 1 января 2026 года отгрузил товары (работы, услуги) в счёт ранее полученного аванса. В строке указывают номер и дату авансового счёта-фактуры.
- В книге покупок появилась графа 7а — для реквизитов счёта-фактуры, выставленного при отгрузке в счёт аванса. В книге продаж — графа 11а, куда переносят данные из строки 5б.
- С 1 апреля 2026 года применяются обновлённые формы счёта-фактуры, корректировочного счёта-фактуры, журнала учёта, книг покупок и продаж, утверждённые постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. До этой даты ФНС рекомендовала использовать формы из письма от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.
- С 1 января 2026 года электронный УПД (универсальный передаточный документ) формата 5.03 заменяет ТОРГ-12 и акты выполненных работ. УПД объединяет первичный документ и счёт-фактуру, подписывается УКЭП и передаётся в XML.
Кто и когда обязан выставлять счёт-фактуру
Счёт-фактуру выставляют организации и ИП, которые признаются плательщиками НДС. С 2026 года это также упрощенцы с доходом за 2025 год выше 20 млн ₽: они обязаны исчислять НДС, выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж и сдавать декларацию (письмо ФНС от 30.12.2025 № СД-4-3/11836@).
Если операция освобождена от НДС по статье 149 НК РФ или не признаётся объектом обложения по пункту 2 статьи 146 НК РФ, счёт-фактура не составляется. Упрощенец, освобождённый от НДС по статье 145 НК РФ, тоже может не выставлять счёт-фактуру. Но если он её выставит с выделенным НДС, налог придётся уплатить в бюджет.
Частые вопросы
В какой срок нужно выставить счёт-фактуру?
Не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (работ, услуг) или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Можно ли заменить счёт-фактуру универсальным передаточным документом?
Да. УПД совмещает функции счёта-фактуры и первичного документа — накладной или акта. Для электронных накладных и актов можно использовать формат УПД 5.03; также сохраняются неформализованные электронные первичные документы и бумажные формы.
Что писать в строке 5б счёта-фактуры?
Строку 5б заполняют, если после 1 января 2026 года отгрузили товары (работы, услуги) в счёт ранее полученного аванса. В ней указывают номер и дату счёта-фактуры, выставленного при получении предоплаты. Если отгрузка была без аванса, строку не заполняют.
Какие ставки НДС указывать в счёте-фактуре в 2026 году?
Основная ставка — 22 %. Также применяются 10 %, 0 %, расчётные 22/122, 10/110, а для упрощенцев на спецставках — 5 % и 7 % (и расчётные 5/105, 7/107). В графах 14 и 17 книги продаж указывают ставку 22 %, в графах 14а и 17а — прежние 20 % или 18 % для старых операций.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при получении аванса?
Да, если продавец является плательщиком НДС. Счёт-фактура на аванс выставляется в течение пяти календарных дней с даты получения оплаты. Позже, при отгрузке, в счёте-фактуре заполняют строку 5б со ссылкой на авансовый документ, а НДС с аванса принимают к вычету.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны тормозить отгрузки
Соберу ИИ-агента, который готовит счета-фактуры и УПД по вашим данным
Когда счёт-фактур много, бухгалтер тратит часы на перенос реквизитов из CRM и 1С в формы. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он берёт данные из учётной системы, проверяет обязательные поля и готовит документ к подписи. Проверяем на сотне ваших настоящих отгрузок.
Это для компаний, где счета-фактуры и УПД выставляются десятками в месяц и ошибки в реквизитах приводят к отказам в вычете.