Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника

Коротко

Справку о доходах и суммах налога физического лица — так теперь называется документ, который до 2019 года называли 2-НДФЛ, — подписывает руководитель организации либо другой сотрудник по доверенности: главный бухгалтер, расчётчик зарплаты. Печать на бланке не ставится: такого реквизита в форме нет.

Что это за документ и почему вопрос о подписи вообще возникает

Справка о доходах и суммах налога физического лица фиксирует все доходы человека от работодателя и удержанный с них НДФЛ. Номера у формы нет, юридически верное название — именно «справка о доходах и суммах налога физического лица». Работодатель выдаёт её сотруднику по письменному заявлению.

Сотруднику она нужна для банка, для новой работы, для вычетов и для проверки своих доходов. Банк или отдел кадров нового места смотрит на подпись: если подписал человек без полномочий, документ могут не принять, а компания получит лишний повод для спора.

Кто может подписать

Руководитель организации — подписывает как налоговый агент, без дополнительных документов.
Главный бухгалтер или бухгалтер, который считает зарплату, — только по доверенности от организации. В поле, где указаны сведения о документе, подтверждающем полномочия представителя, пишут реквизиты этой доверенности.
Другое уполномоченное лицо — заместитель руководителя или иной сотрудник, если его полномочие оформлено доверенностью либо определено внутренним приказом организации.
Индивидуальный предприниматель — подписывает сам; за него это может сделать только представитель по доверенности, а не бухгалтер «по факту работы».

Доверенность или приказ

Для подписи за директора нужна доверенность, выданная по правилам гражданского законодательства: налоговый агент участвует в отношениях с инспекцией лично или через уполномоченного представителя, а полномочия представителя организации подтверждает доверенность.

Внутренний приказ тоже полезен: он называет, кто именно отвечает за справки, и снимает вопрос, почему подпись поставил этот сотрудник. Но приказ не заменяет доверенность, если человек подписывает документ за организацию перед третьими лицами.

Заверять подпись печатью не нужно: такого реквизита в бланке нет. Если печать поставили, на действительность справки это не влияет, но выглядит как лишняя деталь.

Если справку подписал сотрудник без полномочий

Подпись без доверенности и без приказа — риск: справку могут не принять там, куда её несут, а у компании появляется вопрос, кто отвечает за документ. Проверьте, есть ли у подписавшего доверенность или приказ, и при необходимости переоформите справку.

Ответственность за сведения в справке лежит на налоговом агенте — организации. Поэтому полномочия лучше оформить заранее: доверенность на главного бухгалтера или расчётчика и приказ о том, кто готовит и подписывает справки.

Частые вопросы

Обязательно ли директор подписывает каждую справку сам?

Нет. Он может подписать лично или выдать доверенность главному бухгалтеру, расчётчику зарплаты, заместителю. В справке тогда указывают реквизиты доверенности.

Нужна ли печать на справке?

Нет. В бланке нет такого реквизита, и заверять подпись печатью не требуется.

Может ли ИП поручить справку бухгалтеру?

Только по доверенности. Сам ИП подписывает как налоговый агент; бухгалтер без доверенности подписывать за него не вправе.

Что указать в поле о полномочиях?

Сведения о документе, который подтверждает полномочия представителя налогового агента, — то есть реквизиты доверенности. Если подписывает руководитель, это поле не заполняют.

Чем грозит подпись без полномочий?

Справку могут не принять, а компании придётся объяснять, кто её подписал. Полномочия лучше оформить доверенностью или приказом заранее.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Справки — часть рутины, которую можно разгрузить

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Справки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM, сверки и отчёты съедают часы бухгалтерии и кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»