Кто подписывает штатное расписание

Внизу формы № Т-3 стоят две подписи: руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Это подписи тех, кто подготовил документ, а не решение о его введении. Если главного бухгалтера в компании нет, его поле остаётся пустым — придумывать подпись вместо него не нужно.

Решение принимает руководитель: он утверждает расписание приказом. По уставу ООО утверждение может быть отнесено к компетенции общего собрания участников, единоличного исполнительного органа, совета директоров или коллегиального органа — это статьи 32, 33, 40 и 41 закона об обществах с ограниченной ответственностью. Поэтому первый шаг — посмотреть устав: кто в вашей компании вправе утверждать такие документы.

Если компания работает по своей форме штатного расписания, а не по Т-3, состав подписей работодатель определяет сам. Тогда внизу ставит подпись ответственный работник, которого выбрал руководитель.

У индивидуального предпринимателя штатное расписание подписывает и утверждает он сам. Кадровик или бухгалтер могут поставить подпись в графе согласования, но окончательное решение остаётся за предпринимателем.

Работа на упрощённой системе налогообложения не освобождает от кадрового учёта: если у ИП есть наёмные сотрудники, расписание нужно.

Новое расписание утверждают тем же порядком, что и первое: приказ руководителя. Изменения в действующее расписание вносят по решению работодателя и тоже оформляют приказом — либо утверждают новую редакцию документа целиком.

Дату введения в действие указывают в приказе. Если меняются оклады или названия должностей, проверьте, не придётся ли менять трудовые договоры и штатное расписание одновременно: это уже вопрос условий труда, а не только делопроизводства.

Согласовывать штатное расписание с профсоюзом закон не обязывает: решение об изменении структуры и численного состава относится к компетенции работодателя. Исключение — если обязанность согласования записана в коллективном договоре.