Кто подписывает авансовый отчёт

Порядок подписей повторяет путь документа. Сначала заполняет и подписывает сотрудник, получивший деньги: он указывает своё подразделение, фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и количество листов приложений. На оборотной стороне перечисляет расходы и прикладывает подтверждающие документы.

Затем документ попадает в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет наличие документов, обязательные реквизиты, содержание, деловую цель и подсчёты, указывает итоговую сумму долга перед работником или перед организацией и подтверждает проверку личной подписью. Если в компании есть главный бухгалтер, его подпись стоит рядом с подписью бухгалтера.

Последним отчёт утверждает руководитель организации или лицо, которому такое полномочие передано приказом. Он проверяет документ, ставит подпись и дату, после чего отчёт передают на хранение в бухгалтерию, а расходы отражают в учёте.

В небольшой компании учёт может вести сам руководитель или внешняя организация. Тогда подписи бухгалтера и главного бухгалтера в отчёте не будет: расписываться за несуществующую должность нельзя.

Форму первичного документа организация утверждает в учётной политике, поэтому из бланка можно убрать реквизит «подпись бухгалтера» и оставить подпись главного бухгалтера — это допустимо по пункту 4 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте». Если учёт ведут на аутсорсе, документы проверяет и подписывает сам руководитель.

Один. Авансовый отчёт — документ внутреннего учёта: он остаётся в бухгалтерии вместе с подтверждающими документами и служит основанием для отражения расходов. Второй экземпляр для сотрудника не нужен: о том, что отчёт приняли на проверку, говорит отрывная расписка в нижней части бланка — бухгалтер заполняет её, отрезает и отдаёт работнику.

Если отчёт оформляют в электронном виде, сотрудник подписывает его электронной подписью — достаточно неквалифицированной. Без электронной подписи отчёт распечатывают и подписывают вручную.

Назначение аванса — это строка на лицевой стороне отчёта, где указано, на что выданы деньги: командировочные расходы, хозяйственные нужды, представительские траты. Она связывает выданную сумму с будущими расходами и помогает бухгалтеру проверить деловую цель.

Формулировку лучше брать из заявления сотрудника или приказа о выдаче денег, чтобы записи совпадали. Если по факту потрачено на другое, это видно по приложенным документам, и бухгалтер решает, принимать такие расходы или нет.