Кто обязан предоставлять налоговую декларацию

Коротко

Налоговую декларацию обязаны представлять налогоплательщики и налоговые агенты. Для организаций и ИП это следует из пункта 1 статьи 80 и статьи 289 НК РФ, для физических лиц — из статьи 229 НК РФ. Обязанность возникает по каждому налогу, который лицо исчисляет и уплачивает, независимо от того, есть ли у него налог к уплате.

Кто именно обязан сдавать декларацию

Налоговый кодекс делит обязанных лиц на две группы. Первая — налогоплательщики: организации и физические лица, у которых есть объект налогообложения по конкретному налогу. Вторая — налоговые агенты: те, кто выплачивает доход другим лицам и обязан исчислить, удержать и перечислить налог. Например, работодатель по НДФЛ.

Обязанность сдавать декларацию не зависит от того, получился у вас налог к уплате или нет. Пункт 1 статьи 289 НК РФ прямо говорит: налогоплательщики представляют декларации независимо от наличия обязанности по уплате налога и особенностей его исчисления. Если организация ведёт деятельность, но прибыли нет, декларацию по налогу на прибыль она всё равно сдаёт.

Освобождение есть только по специальным налоговым режимам. Пункт 2 статьи 80 НК РФ: не представляют декларации по тем налогам, от уплаты которых налогоплательщик освобождён в связи с применением УСН, ЕСХН, ПСН или НПД, — но только в части той деятельности, которая подпадает под спецрежим.

Кто сдаёт декларацию по каждому налогу

Организации на общей системе — декларацию по налогу на прибыль (ст. 289 НК РФ) по итогам каждого отчётного и налогового периода, а также по НДС (ст. 174 НК РФ) ежеквартально.
Индивидуальные предприниматели на общей системе — декларацию 3-НДФЛ по доходам от предпринимательской деятельности (ст. 227 НК РФ) и декларацию по НДС, если не освобождены.
Физические лица — 3-НДФЛ, если получили доход, с которого налоговый агент не удержал налог: от продажи имущества, сдачи его в аренду, от источников за рубежом, в виде выигрышей, от дарения не от близкого родственника (ст. 228 НК РФ).
Налоговые агенты по НДФЛ — расчёт 6-НДФЛ по итогам отчётного периода (ст. 230 НК РФ).
Плательщики страховых взносов — расчёт по страховым взносам (ст. 431 НК РФ).
Организации и ИП на УСН — декларацию по УСН (ст. 346.23 НК РФ) по итогам года.
ИП на патенте — декларацию по ПСН не сдают: налог считается от потенциального дохода, декларировать нечего.

Когда декларация не нужна

Если у налогоплательщика нет объекта налогообложения и не было операций по счетам, он вправе сдать единую упрощённую декларацию (п. 2 ст. 80 НК РФ). Её можно представить, если нет объектов по соответствующим налогам и движения денег по банковским счетам и в кассе организации. Срок зависит от налога и периода последней операции или последнего объекта; для новых организаций и ИП установлен отдельный срок.

Физическое лицо может не сдавать 3-НДФЛ, если доход полностью освобождён от налога. Например, при продаже имущества, которое было в собственности дольше минимального срока, или при получении подарка от близкого родственника (ст. 217 НК РФ). Но если налог не удержан и обязанность сдать декларацию есть, её нужно представить, даже когда сумма налога к уплате нулевая.

Организации и ИП на спецрежимах не сдают декларации по налогам, от которых освобождены. Но если они выставили покупателю счёт-фактуру с выделенным НДС, декларацию по НДС придётся сдать (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Кто и в какой форме сдаёт декларацию

Категория	Обязанность	Форма сдачи	Срок
Организация на ОСНО	По налогам, для которых предусмотрена декларация, включая налог на прибыль и НДС	Декларацию по НДС обычно сдают электронно независимо от численности. Для других деклараций проверяют общие и специальные правила: в частности, при среднесписочной численности за прошлый год свыше 100 человек действует электронная форма.	По налогу на прибыль — не позднее 25 календарных дней после отчётного периода, за год — не позднее 25 марта следующего года; по НДС — не позднее 25-го числа месяца после квартала
ИП на ОСНО	3-НДФЛ и НДС	3-НДФЛ — электронно или на бумаге; декларацию по НДС плательщик в общем случае представляет электронно.	3-НДФЛ — до 30 апреля следующего года (ст. 229 НК РФ); НДС — ежеквартально до 25-го числа
Физическое лицо	3-НДФЛ при доходах, с которых не удержан налог	Лично, по почте или через личный кабинет	До 30 апреля следующего года (ст. 229 НК РФ)
Налоговый агент по НДФЛ	Расчёт 6-НДФЛ	Электронно; при численности получивших доход в налоговом периоде менее 10 человек можно на бумаге.	За I квартал, полугодие, 9 месяцев — до 25-го числа следующего месяца; за год — до 25 февраля
Плательщик страховых взносов	Расчёт по страховым взносам	Электронно, если за расчётный или отчётный период выплаты начислены более чем 10 физическим лицам; при 10 и менее можно на бумаге.	Ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за расчётным периодом

Что будет, если декларацию не сдать

За непредставление декларации в срок статьёй 119 НК РФ предусмотрен штраф: 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не больше 30% этой суммы и не меньше 1 000 рублей. Если налог не был уплачен, штраф считается от суммы недоимки.

Кроме штрафа, налоговый орган может приостановить операции по счетам, если декларация не представлена в течение 20 рабочих дней после установленного срока.

С 01.01.2023 действует единый налоговый счёт, и многие налоги уплачиваются через ЕНП. Но это не отменяет обязанности сдавать декларации: они остаются основным документом, по которому налоговая видит, что и сколько вы должны.

Частые вопросы

Обязан ли ИП на УСН сдавать декларацию по НДС?

По общему правилу нет, если он применяет УСН и освобождён от НДС по статье 145 НК РФ. Но если ИП выставил счёт-фактуру с выделенным НДС, он обязан сдать декларацию по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Нужно ли сдавать нулевую декларацию, если деятельность не велась?

Да, если у вас есть обязанность по этому налогу. Пункт 1 статьи 289 НК РФ: декларация сдаётся независимо от наличия обязанности по уплате налога. Вместо нескольких нулевых деклараций можно сдать единую упрощённую декларацию, если нет объектов по соответствующим налогам и движения денег по банковским счетам и в кассе организации.

Кто обязан сдавать 3-НДФЛ?

Физические лица, получившие доход, с которого не был удержан налог: от продажи имущества, сдачи в аренду, от источников за рубежом, в виде выигрышей, от дарения не от близкого родственника (ст. 228 НК РФ). А также ИП и лица, занимающиеся частной практикой (ст. 227 НК РФ).

В какой форме сдавать декларацию — бумажной или электронной?

Общее правило предусматривает электронную сдачу при среднесписочной численности за прошлый год более 100 человек. Для отдельных форм действуют свои правила: декларацию по НДС плательщик обычно сдаёт электронно, 6-НДФЛ — при 10 и более получателях дохода, РСВ — при начислениях более чем 10 физическим лицам.

Что грозит за несдачу декларации?

Штраф по статье 119 НК РФ: от 1 000 рублей до 30 % неуплаченного налога. Инспекция также вправе приостановить операции по счёту, если декларация не представлена в течение 20 рабочих дней после установленного срока.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Чтобы не пропустить срок и не получить штраф

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда декларации, отчёты и сверки висят на одном бухгалтере, любая просрочка оборачивается штрафом и блокировкой счёта. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»