Какой срок хранения счетов фактур в целях налогового учета

Коротко

Счёт-фактура относится к документам налогового учёта, и хранить её нужно не меньше пяти лет: подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ требует держать данные учёта и документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, если кодекс не установил иной срок. Журналы учёта счетов-фактур, книги покупок и продаж и сами счета-фактуры в составе журнала хранят не менее четырёх лет с даты последней записи. Из двух сроков действует более длинный, поэтому на практике архив ведут пять лет.

Пять лет или четыре: откуда берутся оба срока

Пять лет — общее правило налогового учёта. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает организацию и предпринимателя обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, нужных для исчисления и уплаты налогов, в течение пяти лет, если кодекс не установил другого срока. Счёт-фактура — как раз такой документ: без неё не подтвердить вычет по НДС и не объяснить инспектору состав расходов.

Четыре года — срок для документов, которые ведут при выставлении и получении счетов-фактур. Правила заполнения, утверждённые постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, задают порядок хранения журнала учёта, книг покупок и продаж и счетов-фактур в составе журнала: не менее четырёх лет с даты последней записи. Эти четыре года считают от последней записи, а не от даты самого документа, поэтому фактически документ лежит дольше.

Когда сроки расходятся, ориентируются на более длинный. Пять лет из статьи 23 НК РФ покрывают и четыре года по правилам учёта, и запрос инспекции в пределах выездной проверки.

С какого дня считать

Срок в годах отсчитывают не от даты счёта-фактуры. Начало — 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовали для учёта: для налогового срока это год, когда счёт-фактуру применили при расчёте налога, заявили вычет или подтвердили расход. Правило закреплено в Инструкции по делопроизводству, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, и на него ссылается Минфин в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104.

Пример: счёт-фактура датирована мартом 2026 года, вычет по ней заявлен в декларации за первый квартал 2026 года. Последнее использование — 2026 год, значит пятилетний срок начинается 1 января 2027 года и заканчивается 31 декабря 2031 года. Уничтожать документ раньше этой даты нельзя.

Если счёт-фактура относится к расходам, которые списывают не сразу, отсчёт сдвигается: пока расход учитывают при расчёте налога, документ нужен, а пять лет идут после последнего такого года.

Что именно хранить

Счета-фактуры, включая корректировочные и исправленные, — выставленные и полученные.
Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж — не менее четырёх лет с даты последней записи.
При электронном документообороте — подтверждения оператора связи и извещения покупателей о получении счёта-фактуры.
Бумажные счета-фактуры — отдельно выставленные и полученные, в хронологическом порядке по дате составления или получения за квартал.
Электронные счета-фактуры — в исходном электронном виде, без распечатки вместо оригинала.

Бумага и электроника: срок одинаковый

Формат документа на срок не влияет. Электронный счёт-фактура — юридически значимый оригинал с теми же реквизитами, что и бумажный, и хранится он в электронном виде. Распечатывать его для архива не нужно: бумажная копия юридической силы не имеет, а оригиналом остаётся файл с квалифицированной электронной подписью.

Обратное тоже верно: если счёт-фактура изначально составлена на бумаге, её нельзя отсканировать и выбросить раньше срока. Бумажный оригинал хранят весь срок, электронная копия его не заменяет.

Электронный архив должен позволять прочитать документ и проверить подпись через несколько лет: формат хранения выбирают так, чтобы файл открывался без устаревшего программного обеспечения.

Когда срок удлиняется

Вычет по НДС можно заявить в течение трёх лет с момента принятия товаров, работ или услуг на учёт — статья 172 НК РФ. Если компания переносит вычет на более поздний квартал, счёт-фактура нужна до этого периода, и пять лет начинают считать от года, когда вычет заявили последний раз.

Продлевает хранение и сама проверка. Если идёт выездная налоговая проверка или спор о вычете, уничтожать документы, к которым относится проверка, нельзя до её окончания. Пока документ может понадобиться инспекции, он лежит в архиве.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить счета-фактуры через четыре года?

Нет. Четыре года — срок для журналов и книг учёта, а общий налоговый срок — пять лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Ориентируются на более длинный срок.

Считается ли срок от даты счёта-фактуры?

Нет. Срок начинают с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа при расчёте налога. Для счёта-фактуры с вычетом в первом квартале 2026 года пятилетний срок идёт с 1 января 2027 года.

Нужно ли печатать электронные счета-фактуры для архива?

Нет. Электронный счёт-фактура хранится в электронном виде как оригинал. Бумажная распечатка — копия без юридической силы, она не заменяет файл с электронной подписью.

Что будет, если документы уничтожить раньше срока?

Инспекция вправе запросить документы в пределах выездной проверки, а при их отсутствии снимает вычеты и расходы, которые ими подтверждены. Ответственность за утрату документов налогового учёта установлена статьёй 120 НК РФ.

Хранить счета-фактуры пять лет от квартала или от года?

От года. Срок в годах отсчитывают с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа, и он истекает в соответствующее число последнего года — так считает сроки статья 192 ГК РФ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Архив документов не должен стоить вам вычетов

Посчитаю, что на самом деле приносит деньги в вашем бизнесе

Когда документы теряются или сроки горят, страдает не архив, а деньги: снятые вычеты, восстановленный НДС, споры с инспекцией. Я собираю юнит-экономику бизнеса и показываю, какие товары, клиенты и каналы зарабатывают после всех расходов, включая налоги.

Вы видите точку безубыточности и финансовую модель: что будет с деньгами при росте, скидке или новом канале. Это для собственников, которым нужна не отчётность ради отчётности, а решение, куда вкладывать оборот.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»