Срок хранения штатного расписания в организации

Коротко

Штатное расписание по месту утверждения хранят постоянно, а если компания не передаёт документы в государственный или муниципальный архив — до своей ликвидации. Это пункт 40 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сократить срок локальным актом нельзя.

Откуда берётся срок

Срок хранения задаёт не Трудовой кодекс, а законодательство об архивном деле. Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: он действует с 18 февраля 2020 года и заменил перечень 2010 года.

Пункт 40 перечня делит штатные расписания на две группы. По месту утверждения — постоянно. В других организациях, например у правопреемника после реорганизации, — три года. В примечании к пункту уточнено: у компаний, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, документ хранится до ликвидации организации.

Сколько хранится штатное расписание

По месту утверждения — постоянно. Для частной компании, которая не сдаёт документы в госархив, это значит: до ликвидации.
У организации, получившей документ не по месту утверждения, например у правопреемника после реорганизации, — три года.
Изменения к штатному расписанию хранятся по тем же правилам, что и само расписание: пункт 40 говорит о расписаниях и изменениях к ним вместе.
Сократить срок локальным актом работодателя нельзя: так прямо сказано в пункте 4.10 инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

С какого дня считать срок

Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством, то есть последний раз использован в учёте или другой работе. Штатное расписание, утверждённое в 2025 году, начинает свой срок с 1 января 2026 года.

Для постоянного хранения эта дата важна меньше: она показывает, когда документ перешёл в архив компании. Но если расписание попало к правопреемнику с трёхлетним сроком, считать нужно именно от неё, а не от даты подписания приказа.

Хранить ли старые редакции после изменений

Да. Пункт 40 перечня говорит о штатных расписаниях и изменениях к ним, а не только о действующей редакции. Когда в расписание внесли изменение из-за нового оклада или новой должности, прежний вариант не выбрасывают: он остаётся частью архива компании.

Практический смысл простой: по старым редакциям видно, какая структура и какие оклады действовали в конкретный период. Если возникнет спор о должности, окладе или сокращении, восстановить картину можно только по этим документам.

Штатное расписание медицинской организации

Отдельного срока для медицинских организаций в пункте 40 нет. Действует общее правило: по месту утверждения — постоянно, а у компании, не передающей документы в государственный или муниципальный архив, — до ликвидации.

Другое дело — принадлежность к источникам комплектования архива. Государственные и муниципальные учреждения передают документы постоянного хранения в соответствующий архив после временного хранения в организации. Частная клиника, как правило, хранит расписание у себя до ликвидации, а при ликвидации документы проходят экспертизу ценности и могут попасть в Архивный фонд Российской Федерации.

Частые вопросы

Можно ли хранить штатное расписание три года и уничтожить?

Нет, если это расписание по месту утверждения. Пункт 40 перечня № 236 устанавливает постоянный срок, а для компаний, не передающих документы в госархив, — до ликвидации. Три года — срок для организаций, где документ оказался не по месту утверждения.

Что будет, если уничтожить расписание раньше срока

Нарушение правил хранения архивных документов — риск претензий при проверке и потери доказательств в трудовом споре. Сроки установлены приказом Росархива, и локальным актом их не сократить: это прямо запрещает пункт 4.10 инструкции № 237.

Нужно ли хранить расписание после введения новой редакции

Да. Изменения к штатному расписанию входят в тот же пункт 40 перечня, что и само расписание. Старая редакция остаётся в архиве: по ней видно, какие должности и оклады действовали раньше.

Кто решает, передавать ли расписание в государственный архив

Принадлежность к источникам комплектования определяет статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ: госорганы и органы местного самоуправления, а другие организации и граждане — на основе договора. Если договора нет, компания хранит расписание у себя до ликвидации.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока документы лежат в архиве, рутина продолжает съедать часы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Архив, карточки сотрудников, ответы на одни и те же вопросы — часть работы, которая повторяется каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»