Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Коротко

Уведомление о начале отпуска — документ, которым работодатель предупреждает работника о дате ежегодного отпуска. Его срок хранения зависит от того, где оно лежит: отдельным делом — три года, в составе личного дела — 50 или 75 лет. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, когда уведомление закончено делопроизводством.

Сколько хранить уведомление об отпуске

Основной срок — три года. Он установлен статьёй 436 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Под эту статью попадают уведомления, которые хранятся отдельно от личных дел работников.

Если уведомление подшито в личное дело, срок другой: 50 лет для документов, оформленных после 1 января 2003 года, и 75 лет для оформленных раньше. Правило закреплено в статье 22.1 Закона об архивном деле и в пунктах 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Срок считают не с даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Уведомление об отпуске, подписанное в мае 2026 года, хранится три года начиная с 1 января 2027 года — то есть до конца 2029 года включительно.

Как оформить журнал регистрации уведомлений о начале отпуска

Титульный лист: название организации, название журнала, даты начала и окончания ведения.
Графы таблицы: порядковый номер, дата уведомления, фамилия и инициалы работника, должность, дата начала отпуска, количество дней, подпись работника об ознакомлении.
Записи вносят в день подписания уведомления, нумеруют подряд с начала года.
Журнал прошнуровывают, листы нумеруют, концы шнура закрепляют подписью руководителя и печатью, если печать есть.
Журнал хранят в том же месте, что и уведомления: он подтверждает, что каждый работник был предупреждён.

Зачем вообще нужно уведомление

Статья 123 Трудового кодекса обязывает работодателя извещать работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление — доказательство, что обязанность выполнена. Если работник позже заявит, что отпуск ему не согласовали, подписанный документ закрывает спор.

Форма уведомления законом не установлена, поэтому каждая компания составляет её сама. Обязательные элементы: название организации, дата и номер, фамилия и должность работника, даты начала и окончания отпуска, основание — график отпусков, подпись руководителя и подпись работника об ознакомлении.

Частые вопросы

Можно ли хранить уведомления об отпуске меньше трёх лет?

Нет. Три года — минимальный срок по статье 436 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сокращать его компания не вправе.

Что будет, если уведомление подшито в личное дело?

Срок хранения вырастет до 50 лет для документов после 1 января 2003 года и до 75 лет для более ранних. Это правило статьи 22.1 Закона об архивном деле. Поэтому выгоднее хранить уведомления отдельным делом: три года вместо пятидесяти.

Обязателен ли журнал регистрации уведомлений?

Закон не требует вести журнал. Но он помогает доказать, что уведомление вручено: в нём стоит подпись работника. Если журнала нет, храните второй экземпляр уведомления с подписью.

С какого дня считать три года?

С 1 января года, следующего за годом, в котором уведомление закончено делопроизводством. Документ, подписанный в 2026 году, хранится с 1 января 2027 года по 31 декабря 2029 года.

Нужно ли уничтожать уведомления по истечении срока?

Да, но только после экспертизы ценности. Если уведомление входит в личное дело, по итогам экспертизы его можно отобрать на постоянное хранение. Порядок описан в статье 22.1 Закона об архивном деле.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумаги копятся быстрее, чем растёт бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, журналы, графики отпусков — каждый документ требует часа бухгалтера или кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»