Как заключить трудовой договор с самозанятым

Да. Плательщик налога на профессиональный доход — это налоговый статус человека, а не запрет на работу по трудовому договору. Если вам нужен сотрудник на постоянную должность с подчинением внутреннему распорядку, его оформляют в штат по общим правилам Трудового кодекса: трудовой договор, приказ, запись о приёме, СНИЛС и документы, которые требует статья 65 ТК.

Особенностей приёма самозанятых в штат нет — на это указывает и Минфин в письме от 01.02.2019 № 03-11-11/5884. Работодатель платит за такого сотрудника НДФЛ и страховые взносы, как за всех остальных, а его деятельность на стороне по режиму НПД этому не мешает.

Обратная ситуация — когда человека, который фактически работает в компании, оформляют договором с плательщиком НПД, — прямо запрещена. Пункт 8 части 2 статьи 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ: доходы от работ и услуг по гражданско-правовым договорам не облагаются НПД, если заказчик — нынешний работодатель человека или был его работодателем меньше двух лет назад.

То есть уволить сотрудника и на следующий день подписать с ним договор как с самозанятым нельзя: налог на профессиональный доход к этим выплатам не применяется, а компания обязана удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Статья 15 ТК запрещает прикрывать гражданским договором фактические трудовые отношения.

Если после переквалификации выяснится, что отношения были трудовыми, компании доначислят НДФЛ и взносы за весь период сотрудничества, пени и штрафы, а также выпишут административный штраф по статье 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства.

Порядок тот же, что для любого нового сотрудника. В трудовом договоре указывают должность, трудовую функцию, место работы, режим труда и отдыха, условия оплаты, дату начала работы и условия обязательного социального страхования. Сведения о том, что человек платит НПД, в трудовой договор не вносят: для работодателя это не имеет значения.

До подписания проверьте документы по статье 65 ТК: паспорт, документ об образовании, если работа требует квалификации, сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта. Бумажную трудовую книжку лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, не оформляют — сведения ведут по статье 66.1 ТК.

Если человек параллельно оказывает услуги другим заказчикам как самозанятый, это его право. Совмещать штатную работу с подработкой по НПД можно, если такая работа не нарушает трудовые обязанности и режим.

Договор с плательщиком НПД строят вокруг результата: что именно исполнитель делает, в каком объёме, к какому сроку и сколько за это получает. Обязанность исполнителя — выдавать чек из приложения «Мой налог» на каждую выплату, а в договоре стоит закрепить его обязанность сообщать, если он потеряет статус плательщика НПД.

НДФЛ с вознаграждения не удерживают: самозанятый платит налог сам. Исключение — бывший работник, уволенный меньше двух лет назад: тогда налог на профессиональный доход не действует, и компания удерживает НДФЛ и платит взносы.

С 10 января 2026 года у Минтруда действует индикатор риска: внеплановую проверку может получить компания, которая одновременно работает более чем с 35 самозанятыми, платит каждому свыше 35 тысяч рублей в месяц, сотрудничает дольше трёх месяцев, а доля дохода исполнителя от неё — 75 % и больше. С 16 февраля 2026 года ФНС передаёт в межведомственные комиссии данные о компаниях, которые работают более чем с 10 самозанятыми с доходом от 25 тысяч рублей, если в предыдущем квартале эти люди были у них в штате.