Как подписать трудовой договор с дистанционным работником

Коротко

Трудовой договор с дистанционным работником подписывают через обмен электронными документами: работодатель ставит усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную. Такой порядок задаёт статья 312.2 Трудового кодекса, а детали обмена — статья 312.3. Бумажный экземпляр нужен, только если работник попросил о нём письменно.

Что значит подписать договор дистанционно

Статья 312.2 ТК разрешает заключать трудовой договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами. Личного визита в офис не требуется: работник присылает документы в электронной форме, работодатель готовит договор в системе и подписывает его своей подписью.

Подписи сторон неравнозначны. Со стороны работодателя нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Работник может подписать усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью — так разъясняет Роструд и подтверждает статья 312.2 ТК. Договор считается заключённым, когда подписанные экземпляры прошли между сторонами.

Порядок подписания шаг за шагом

Собрать документы по статье 65 ТК в электронной форме: паспорт, СНИЛС, документ об образовании, если должность требует квалификации, сведения о трудовой деятельности. По требованию работодателя работник представляет нотариально заверенные копии на бумаге.
Ознакомить работника с локальными актами, которые касаются его работы, — правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате. Ознакомление тоже можно провести обменом электронными документами.
Подготовить договор с обязательными условиями статьи 57 ТК и дистанционными условиями статьи 312.2: порядок взаимодействия, адрес электронной почты, сроки отчётов.
Подписать договор электронными подписями сторон и обменяться подписанными экземплярами через информационную систему.
Издать приказ о приёме на работу, если работодатель его оформляет, и по желанию работника внести сведения о работе в трудовую книжку, если он её предоставил.

Режим работы дистанционного работника в трудовом договоре

Режим рабочего времени и отдыха указывают в трудовом договоре, если для дистанционного работника он отличается от общих правил работодателя. В договоре записывают, работает человек по обычному графику компании или ему установлен гибкий режим: начало и конец рабочего дня, перерывы, дни, когда он обязан быть на связи.

Второе, без чего договор не работает на практике, — порядок взаимодействия. Статья 312.2 ТК относит к дистанционным условиям порядок и сроки сдачи отчётов о выполненной работе. Судебная практика проверяет исполнение обязанностей именно по этому пункту: если в договоре не указаны адрес электронной почты, номера телефонов и другие каналы, доказать, что работник не отчитался, сложно.

Если работник трудится по графику, отличному от общего, это фиксируют в договоре отдельным пунктом. Менять режим потом можно дополнительным соглашением, которое подписывают тем же электронным порядком.

Бумажный экземпляр и заверение документов

Работник вправе попросить оформленный надлежащим образом экземпляр договора на бумаге. По статье 312.2 ТК работодатель обязан направить его не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления.

Работодатель со своей стороны может потребовать нотариально заверенные копии документов работника на бумажном носителе. Это право, а не обязанность: требование действует, когда работодателю нужно убедиться в подлинности паспорта или диплома.

Если человек заключает трудовой договор впервые, документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта он получает сам — в том числе в электронной форме.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор простой электронной подписью?

Нет. Со стороны работодателя статья 312.2 ТК требует усиленную квалифицированную подпись. Работник подписывает усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью. Обычная подпись из почтового клиента или сканированная картинка с автографом для договора не подходит.

Кто оплачивает электронную подпись работника?

Расходы на выпуск подписи для сотрудника несёт работодатель — так разъясняет Роструд. Если у кандидата есть своя действующая квалифицированная подпись, он вправе применить её.

Обязательно ли вести кадровый электронный документооборот?

Нет. Статья 312.2 ТК допускает заключение договора через обмен электронными документами в порядке статьи 312.3, и это не то же самое, что переход всей компании на электронный документооборот по статье 22.2 ТК. Достаточно настроить обмен и подписи для дистанционных договоров.

Что будет, если оформить дистанционного работника по гражданско-правовому договору?

Это подмена трудовых отношений. Роструд вместе с налоговыми органами выявляет такие схемы на зарплатных комиссиях, а сведения о нарушителях попадают в открытый реестр. Дистанционный формат не отменяет обязанности оформить трудовой договор.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?

По желанию работника сведения о дистанционной работе вносят в трудовую книжку, если он её предоставил. Если работник отказался от бумажной книжки, сведения идут в электронную трудовую книжку.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Договор подписан, а работа идёт по-старому

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Дистанционный сотрудник редко сидит без надзора по своей воле: чаще никто не видит, на что уходят его часы. Я смотрю, какие задачи в отделах повторяются изо дня в день, и показываю, какую из них выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»