Как списать подотчётные суммы директора без документов при УСН

Коротко

Подотчётные суммы — деньги, выданные работнику под отчёт на хозяйственные нужды. Чтобы списать их в расходы при УСН, нужны документы, подтверждающие оплату и оприходование. Без документов расход учесть нельзя, а у директора возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.

Что значит «списать подотчётные суммы»

Списание подотчётных сумм — это отражение расходов, на которые работник потратил выданные ему деньги. При УСН расходы признают после оплаты и при наличии первичных документов (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если документов нет, расход не подтверждён.

Директор — такой же подотчётный сотрудник. На него распространяются общие правила: авансовый отчёт с чеками, накладными или актами. Без них сумма остаётся подотчётной и не уменьшает налоговую базу.

Какие документы нужны для списания

Авансовый отчёт директора с указанием целей расхода и приложенными подтверждающими документами.
Кассовые чеки, квитанции, накладные, акты выполненных работ или услуг — в зависимости от того, на что потрачены деньги.
Если директор покупал что-то для фирмы, нужны документы на оприходование: товарная накладная или акт приёма-передачи.
При оплате услуг — договор, счёт и акт, подтверждающий оказание услуги.

Что будет, если документов нет

Если директор не отчитался и не вернул деньги, сумма остаётся его задолженностью. При признании суммы доходом НДФЛ и страховые взносы рассчитывают с учётом обстоятельств выплаты и действующих ставок.

При УСН «доходы минус расходы» учесть такую сумму в расходах нельзя. При УСН «доходы» неподтверждённая сумма не уменьшает налоговую базу. НДФЛ и взносы зависят от того, признана ли она доходом директора и с чем связана выплата.

Если директор — единственный учредитель, задолженность по подотчётным суммам всё равно остаётся его долгом перед организацией. Вопрос о её прощении решают от имени организации с соблюдением применимых правил.

Частые вопросы

Можно ли списать подотчётные суммы без чеков, если директор — единственный учредитель?

Нет. Отсутствие чеков не даёт права учесть расход. Если директор не отчитался и не вернул деньги, сумма остаётся его задолженностью. НДФЛ и взносы зависят от обстоятельств, при которых сумму признают доходом.

Что делать, если чеки утеряны?

Можно попробовать восстановить документы: запросить копии у продавца, получить выписку по карте, подтверждающую оплату. Если восстановить не удалось, расход не подтверждён.

Можно ли вернуть деньги в кассу, чтобы избежать НДФЛ?

Да, если директор вернёт неизрасходованную сумму в кассу или на расчётный счёт, дохода не возникает. Важно оформить возврат документально.

Нужно ли начислять страховые взносы на подотчётные суммы без документов?

Да, если сумма признаётся доходом директора. Взносы начисляются по общему тарифу, если иное не предусмотрено законом.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Разобраться с налогами и учётом

Помогу навести порядок в финансах

Если подотчётные суммы накопились и непонятно, как их закрыть без рисков, я помогу разобраться. Посчитаю налоговые последствия и покажу, какие документы нужны.

Это для собственников и директоров, которые хотят видеть реальную картину и не платить лишние налоги.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»