Список учредительных документов для заключения договора

Коротко

Список учредительных документов для заключения договора — это набор бумаг, по которым видно, что контрагент существует, действует и что подписант вправе поставить подпись. У ООО это устав и решение или протокол о назначении руководителя, у ИП — свидетельство о регистрации и паспорт, у любого подписанта по доверенности — сама доверенность.

Что считается учредительным документом

Учредительный документ — тот, на котором держится само юридическое лицо. У общества с ограниченной ответственностью и у акционерного общества учредительный документ — устав. Договор об учреждении общества к учредительным документам не относится: он нужен на этапе создания, а не при проверке контрагента перед сделкой.

У предпринимателя учредительных документов нет. Его положение подтверждают лист записи ЕГРИП и паспорт. Если продавец или подрядчик — самозанятый, вместо выписки достаточно справки о постановке на учёт как плательщика налога на профессиональный доход.

Что запросить у ООО перед подписанием

Устав в действующей редакции — целиком или те разделы, где описаны полномочия директора и порядок одобрения крупных сделок.
Лист записи ЕГРЮЛ или свежая выписка: по ней сверяют название, адрес, ОГРН, ИНН и кто числится руководителем.
Решение единственного участника или протокол общего собрания о назначении директора — с датой и сроком полномочий, если срок в решении указан.
Доверенность, если подписывает не директор: в ней должны быть название договора или вид сделки и право подписи.
Согласие на крупную сделку — когда устав или закон относят договор к крупным и требуют одобрения участников.
Лицензия, членство в СРО, выписка из реестра — если работа или товар без такого документа невозможны.

Как проверить полномочия подписанта

Полномочия директора следуют из устава и решения о назначении. По статье 40 закона об ООО директор действует от имени общества без доверенности, а срок его полномочий задаёт устав или решение участников. Поэтому решение о назначении нужно смотреть не только на подпись, но и на дату: если срок истёк, подпись под договором может оказаться без правовых последствий для общества.

У подписанта по доверенности проверяют три вещи: дату выдачи, срок действия и перечень полномочий. Доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное уполномоченное законом и учредительными документами лицо, подпись главного бухгалтера не требуется. Если в доверенности нет права заключать именно этот договор, сделку лучше не подписывать до получения новой.

Набор документов по виду контрагента

	ООО	АО	ИП
Учредительный документ	Устав	Устав	Нет
Регистрация	Лист записи ЕГРЮЛ или выписка	Лист записи ЕГРЮЛ или выписка	Лист записи ЕГРИП или выписка
Кто подписывает без доверенности	Директор	Генеральный директор или единоличный исполнительный орган по уставу	Сам предприниматель
Подтверждение полномочий	Решение или протокол о назначении	Решение или протокол о назначении	Паспорт
Крупная сделка	Согласие участников, если требуется по уставу или закону	Согласие органов общества по уставу и закону	Не применяется

Какие документы запрашивать не нужно

Свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, коды статистики и уведомления из фондов в список не входят: эти сведения есть в выписке из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а бумажные свидетельства давно не выдают. Копия паспорта директора тоже не обязательна — для договора достаточно его фамилии, имени и должности в решении.

Банковские реквизиты подтверждают не справкой банка, а счётом или договором, где они уже напечатаны. Если контрагент присылает двадцать сканов сразу, это не признак надёжности: важнее сверить выписку на дату подписания и полномочия того, кто ставит подпись.

Частые вопросы

Обязан ли контрагент дать устав?

Устав — открытый документ, и общество обязано предоставлять его для ознакомления участникам и другим лицам в случаях, предусмотренных законом. Для сделки обычно хватает копии, заверенной директором; отказ стоит воспринимать как повод проверить контрагента внимательнее.

Хватит ли выписки из ЕГРЮЛ вместо устава?

Выписка подтверждает, что компания существует и кто её руководитель, но не показывает ограничений полномочий директора и порядка одобрения крупных сделок. Эти правила прописаны в уставе, поэтому при значимой сумме договора устав нужен.

Что делать, если директор сменился, а договор подписал прежний?

Сверить дату решения о назначении нового директора с датой подписания. Если подпись поставил человек, чьи полномочия на тот момент прекратились, договор заключается заново с действующим руководителем или с представителем по доверенности.

Нужна ли доверенность, если договор подписывает коммерческий директор?

Да, если устав не даёт ему права действовать от имени общества без доверенности. В доверенности перечисляют вид сделки и сумму, на которую представитель вправе подписывать договоры.

Как проверять документы у ИП?

Сверяют выписку из ЕГРИП, паспорт и то, что предприниматель действует сам. Если от имени ИП выступает другой человек, проверьте письменную доверенность и полномочия на сделку. Нотариальная доверенность нужна для сделок и действий, для которых закон требует нотариального удостоверения.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверка контрагента не должна тормозить сделку

Соберу ИИ-агента, который проверяет документы контрагентов

Менеджер получает от клиента устав, выписку и решение о назначении — и тратит час на сверку дат и полномочий. Я собираю агента под эту задачу: он читает присланные документы, сверяет название, ИНН, руководителя и срок полномочий и отдаёт короткий вывод по каждому контрагенту.

Агент подключается к CRM, почте и мессенджерам, где уже идёт переписка с клиентом, и проверяется на сотне настоящих комплектов документов из вашей работы. Это для компаний, где договоры с новыми контрагентами подписывают каждую неделю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»