Как правильно указать период работы за который предоставляется отпуск

Коротко

Период работы в приказе на отпуск — это рабочий год, за который работник получает дни отдыха. Он начинается не с 1 января, а с даты приёма на работу и длится двенадцать месяцев, причём время, когда человек фактически не работал, но за ним сохранялось место, в стаж для отпуска входит, а отпуск без сохранения зарплаты сверх установленной части — нет. В приказе пишут именно рабочий год, а не календарный.

Рабочий год и календарный — разные вещи

Рабочий год сотрудника начинается в день приёма. Если человек принят 12 марта, его первый рабочий год идёт с 12 марта по 11 марта следующего года, второй — с 12 марта по 11 марта через год и так далее. В приказе на отпуск строка «за период работы» заполняется этими датами, а не 1 января — 31 декабря.

Внутри рабочего года стаж для отпуска считается по статье 121 ТК РФ: в него входят время фактической работы, ежегодные оплачиваемые отпуска, больничные и до 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты за рабочий год. Отпуск по уходу за ребёнком в этот стаж не входит, а дни отпуска без оплаты сверх 14 сдвигают рабочий год.

Как заполнить строку «за период работы»

Возьмите дату приёма и отсчитайте от неё полные рабочие годы. Первый заканчивается за день до той же даты следующего года.
Проверьте, не сдвинулся ли рабочий год: больничные и ежегодные отпуска его не двигают, а отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 дней за год — двигает.
Если дни отпуска берутся за один рабочий год, укажите его даты: например, с 12.03.2025 по 11.03.2026.
Если в одном отпуске складываются дни за несколько рабочих лет, укажите их через запятую или одним отрезком от того года, за который отпуск предоставлялся последний раз, по текущий.
Сверьте запись с графиком отпусков: там стоит тот рабочий год, на который дни запланированы.

Несколько рабочих лет в одном приказе

Работник вправе взять в одном отпуске и дни за прошлый рабочий год, и дни за текущий. Отдельный приказ на каждый год не нужен: если отпуск идёт непрерывно, оформляют один приказ на все дни.

В строке «за период работы» тогда перечисляют рабочие годы. Можно написать их через запятую, можно указать отрезок от рабочего года, за который отпуск предоставлялся в последний раз, до текущего. Конкретный способ выбирает работодатель, и оба варианта законны.

Даты в приказе должны совпадать с графиком отпусков и с записями в личной карточке о том, сколько дней за какой год уже использовано. Расхождение здесь — самая частая причина спора о том, сколько дней осталось у работника.

Кто подписывает приказ о предоставлении отпуска

Приказ по форме Т-6 или по собственной форме, утверждённой работодателем, подписывает руководитель организации либо лицо, которому это право передано доверенностью или уставом. Работник знакомится с приказом под подпись.

Если в отпуск уходит сам руководитель, приказ в отношении себя он подписывает сам: закон и устав не относят этот вопрос к компетенции другого органа общества. В компаниях, где есть положение о подписании кадровых документов, право подписи может быть у заместителя или у директора по персоналу — тогда в приказе ставится его подпись и указывается основание полномочий.

Частые вопросы

С какого дня считать первый рабочий год, если человек принят 1-го числа?

С 1-го числа месяца приёма. Первый рабочий год закончится в последний день предыдущего месяца через год: при приёме 1 марта 2025 года — 28 февраля 2026 года.

Сдвигается ли рабочий год из-за больничного?

Нет, больничный входит в стаж для ежегодного основного отпуска. Рабочий год сдвигают, в частности, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 календарных дней за рабочий год и отсутствие на работе без уважительных причин.

Можно ли дать отпуск за год, который ещё не закончился?

Да. Отпуск за текущий рабочий год предоставляют авансом, и в приказе указывают тот рабочий год, за который дни даются. Удержать переплату отпускных при увольнении можно не всегда — это ограничение статьи 137 ТК РФ.

Что писать в приказе, если работник берёт только часть отпуска?

Тот же рабочий год, за который берётся часть, и количество дней. Остаток дней за этот год сохраняется и переносится на следующий период.

Нужен ли отдельный приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск?

При увольнении компенсацию выплачивают по статье 127 ТК РФ без отдельного приказа на отпуск: она входит в окончательный расчёт. Приказ нужен, когда работник берёт дни отдыха, а не деньги.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые бумаги не должны отнимать время у бизнеса

Покажу, какую рутину в компании можно отдать ИИ

Приказы, заявления, карточки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы, и часто их тратит самый дорогой человек в компании. Я смотрю, какие повторяющиеся задачи в отделах можно передать программам, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С.

Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»