Будет ли ООО ИНК обрабатывать персональные данные после увольнения сотрудника

Коротко

Да, будет — но не по согласию, а по закону. Согласие на обработку персональных данных заканчивается, когда человек перестаёт быть работником, однако обязанность хранить кадровые, налоговые и бухгалтерские документы о нём остаётся. Пока документ нужно хранить, компания обрабатывает данные: хранит, уточняет, передаёт в госорганы. Всё, что за пределами этой обязанности, после увольнения обрабатывать нельзя.

Что меняется в день увольнения

После увольнения компания продолжает хранить обязательные кадровые и налоговые документы на предусмотренных законом основаниях. Действие согласия на другие цели зависит от его срока и условий; человек вправе его отозвать. Дальше обработка держится на других основаниях: на обязанности работодателя хранить документы о труде и на налоговом законодательстве. Согласие для этого не нужно, и отзыв согласия эти документы не отменяет.

Об этом прямо сказано в согласиях, которые подписывают участники программ и работники: при отзыве согласия оператор вправе продолжить обработку в случаях, предусмотренных Законом № 152-ФЗ, а требование об уничтожении не распространяется на данные, которые закон обязывает хранить, в том числе после прекращения трудовых отношений.

Практический вывод для уволенного: данные останутся в архиве, и запрос «удалите всё» не сработает. Для компании вывод обратный: остаётся ровно тот объём, который предписан документом, а не весь массив из личного дела.

Какие данные ООО ИНК хранит после увольнения

Сведения о приёме, перемещениях и увольнении, квалификации и специальной подготовке — их держат в составе кадровых документов по правилам кадрового делопроизводства, срок для личных карточек и подобных документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.
Налоговые сведения: статус налогоплательщика, доходы, удержанный НДФЛ — по статьям 226 и 230 Налогового кодекса, срок хранения в перечне ООО «ИНК» — 6 лет.
Документы, которые нужны для расчёта и подтверждения выплат: расчётные листки, приказы, договоры — их хранят по правилам бухгалтерского и налогового учёта, общий срок — 5 лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной.
Данные по воинскому учёту — по Федеральному закону № 53-ФЗ, пока этого требует воинский учёт в организации.
Данные, которые работник дал для добровольных программ — например, грантовых конкурсов, — до отзыва согласия или до срока, указанного в самом согласии.

Что компания делать не вправе

Для рассылок, приглашений, передачи партнёрам и ведения маркетинговой базы после увольнения компания проверяет отдельное основание для соответствующей цели: в частности, действует ли необходимое согласие и не отозвано ли оно.

Отзыв согласия не действует на документы, которые закон обязывает хранить: их не уничтожают по заявлению. Но и держать сверх этого срока нельзя — по его окончании данные уничтожают.

Если человек считает, что его данные обрабатывают незаконно или неточно, он вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения — в порядке, который описан в политике компании и в статье 152-ФЗ. По документам, подлежащим хранению, требование об уничтожении не исполняют, но неточность исправляют.

Согласие и обязанность хранить

	Согласие работника	Обязанность по закону
Когда действует	В течение срока и для целей, указанных в согласии, если оно не отозвано	И после увольнения, на срок хранения документа
Что покрывает	Цели, названные в согласии	Только хранение, уточнение и передачу в госорганы по документу
Отзыв	Прекращает обработку по этому основанию	Не отменяет хранение — закон сильнее
Что с рекламой и передачей партнёрам	Только пока согласие действует	После увольнения основания нет

Частые вопросы

Можно ли после увольнения потребовать удалить все данные?

Полностью — нет. Требование об уничтожении не распространяется на данные, для которых нормативными актами предусмотрена обязанность хранения, в том числе после прекращения трудовых отношений. Остальное компания удаляет.

Сколько лет ООО ИНК хранит данные уволенного?

Зависит от документа. Кадровые документы — 50 или 75 лет по правилам архивного хранения, налоговые сведения — 6 лет по перечню компании, документы учёта — 5 лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок. Точный срок по каждому документу указан в политике обработки.

Нужно ли новое согласие, если уволенный снова устраивается?

Да. Согласие даётся заново при новом трудоустройстве: прежнее прекратилось вместе с трудовым договором, а новые цели обработки требуют нового основания.

Можно ли передать данные уволенного в другую компанию по его просьбе?

Можно, если человек сам об этом просит и подтверждает адресата. Без его воли передача допустима только в случаях, установленных законом, — например, по запросу госоргана.

Что будет, если компания хранит данные дольше срока?

Это обработка без основания. Компания обязана уничтожить данные по достижении цели или истечении срока хранения, а за нарушение отвечает по статье 152-ФЗ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый архив — это тоже рутина

Найду, какую кадровую рутину в компании можно отдать программам

Согласия, сроки хранения, запросы от уволенных — всё это держится на людях, и стоит человеку уйти, как часть работы повисает. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»