Как оформить электронную трудовую книжку впервые при приеме на работу

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о работе в информационной системе Социального фонда России. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят: работодатель передает данные о приеме в СФР, и стаж с первого дня ведется в электронном виде. Работнику для этого не нужно подавать заявление — достаточно заключить трудовой договор.

Что значит «оформить впервые»

Если человек раньше нигде не работал и устраивается на первое место, у него нет ни бумажной трудовой книжки, ни электронных записей. При приеме на работу работодатель не заводит бумажный документ, а направляет в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. С этого дня и начинается электронная трудовая книжка.

Само оформление происходит без участия работника: он не пишет заявление о переходе, не выбирает формат и не получает на руки бумажный бланк. Задача работника — передать документы, задача работодателя — вовремя отчитаться в СФР.

Какие документы передать работодателю

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
СНИЛС — по нему в системе СФР открыт индивидуальный лицевой счет, к которому привязываются сведения о стаже.
Документ об образовании, если работа требует специальных знаний.
Документ воинского учета для военнообязанных.
Справка о наличии или отсутствии судимости, если этого требует работа.
ИНН — для налогового учета; при первом трудоустройстве работодатель может запросить его самостоятельно.

Кто и когда подает сведения в СФР

Сведения о приеме на работу работодатель передает в Социальный фонд по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или оформления другого документа либо решения, подтверждающего трудовые отношения. Если приказ издан в пятницу, отчитаться нужно в понедельник. При увольнении, переводе и других кадровых событиях сроки свои, но принцип тот же: фонд узнает о событии вскоре после того, как оно произошло.

Электронную трудовую книжку ведет не работодатель, а Социальный фонд: он накапливает сведения о каждом человеке. Работодатель только передает данные и отвечает за их точность.

Как оформить трудовую книжку онлайн и проверить запись

Отдельного заявления на оформление электронной трудовой книжки при первом приеме на работу нет. Проверить, что запись появилась, можно на портале Госуслуг: в разделе о трудовой деятельности доступна выписка из электронной трудовой книжки. Если запись не отображается, стоит обратиться в отдел кадров — возможно, сведения еще не переданы или переданы с ошибкой.

Выписку можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте. При необходимости бумажную выписку выдают в клиентской службе Социального фонда или в МФЦ.

Частые вопросы

Нужно ли писать заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если устраиваюсь на работу впервые?

Нет. Заявление о выборе формата нужно тем, кто работал до 2021 года и имеет бумажную книжку. При первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года бумажную книжку не заводят, и электронная формируется автоматически по сведениям работодателя.

Что делать, если работодатель не подал сведения в СФР?

Обратиться в отдел кадров и уточнить, передан ли отчет по форме ЕФС-1. Если сведения не поданы, работодатель обязан это исправить: от этого зависит страховой стаж. При отказе можно обратиться в Социальный фонд или трудовую инспекцию.

Можно ли при первом трудоустройстве попросить бумажную трудовую книжку?

Нет. Для тех, кто впервые начинает работать после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о стаже ведутся только в электронном виде.

Как узнать, что электронная трудовая книжка оформлена?

Запросить выписку на портале Госуслуг. В ней будут сведения о месте работы, должности, дате приема. Если данных нет, значит, работодатель еще не передал сведения или запись содержит ошибку.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Прием сотрудника — это не только трудовая книжка: договор, приказ, доступы, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»