Электронная трудовая книжка при увольнении работника: что выдать
Коротко
Если у работника электронная трудовая книжка, бумажную при увольнении не выдают. Вместо неё работодатель в последний рабочий день передаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — на бумаге или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Также выдаются расчётный листок и заверенные выписки из формы ЕФС-1.
Какие документы обязан выдать работодатель
Статья 84.1 Трудового кодекса обязывает работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику документы, связанные с работой. Если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, её отдают под подпись. Если работник выбрал электронную трудовую книжку, вместо бумажной книжки выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Кроме того, в последний рабочий день выдаются расчётный листок с детализацией выплат за месяц и заверенные выписки из формы ЕФС-1, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд России. Эти документы подтверждают страховой стаж и уплату взносов.
Что именно выдать при электронной трудовой книжке
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н) за период работы у данного работодателя. Способ выдачи — на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (при её наличии).
- Расчётный листок за последний рабочий месяц.
- Заверенные выписки из формы ЕФС-1 с данными о страховом стаже.
- Если работник письменно попросил — справку о доходах и суммах НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) и справку о среднем заработке для центра занятости. Такие справки выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Нужно ли заявление на СТД-Р
При увольнении заявление на выдачу СТД-Р не требуется: сведения передают в обязательном порядке в последний рабочий день. Если же работник хочет получить сведения о трудовой деятельности в течение работы, он подаёт письменное заявление, и работодатель готовит СТД-Р не позднее трёх рабочих дней с даты обращения.
В заявлении работник указывает, в каком виде ему нужны сведения — на бумаге или электронно. Если он этого не сделал, работодатель вправе выдать бумажный вариант.
Что делать, если работник не пришёл за документами
Если в день увольнения выдать СТД-Р невозможно из-за отсутствия работника или его отказа от получения, работодатель обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. С даты отправки письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Если работник обратился позже, но не получил сведения, работодатель выдаёт их не позднее трёх рабочих дней со дня обращения способом, указанным в обращении.
Частые вопросы
Обязательно ли выдавать бумажную трудовую книжку, если работник перешёл на электронную?
Нет. При электронной трудовой книжке бумажная не ведётся и при увольнении не выдаётся. Вместо неё работник получает СТД-Р.
В какой срок нужно выдать СТД-Р при увольнении?
В последний рабочий день — день прекращения трудового договора. Если работник отсутствует, сведения направляют почтой с уведомлением, и с этого момента ответственность за задержку снимается.
Что грозит за невыдачу или задержку СТД-Р?
Возможна административная ответственность по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ, а также материальная — по статье 234 ТК РФ: работодатель обязан возместить работнику не полученный из-за задержки заработок.
Можно ли выслать СТД-Р по электронной почте?
Да, если работодатель обладает усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронный документ подписывают такой подписью. Без неё выдаётся бумажный вариант.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровый учёт без ошибок и штрафов
Разберу, какие документы и когда выдавать при увольнении
Проверю, как в компании оформляют увольнение: от приказа до СТД-Р и выписок из ЕФС-1. Покажу, где теряются сроки и какие документы забывают выдать.
Настрою порядок так, чтобы при уходе сотрудника кадровые документы готовились без спешки и штрафов. Это для собственников, у кого кадровый учёт ведёт один человек или он совмещён с бухгалтерией.