Если у работника электронная трудовая книжка: что он должен предоставить при трудоустройстве

Коротко

Работник с электронной трудовой книжкой приносит сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР — на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью. Бумажную трудовую книжку он не предъявляет: по статье 65 ТК сведения о трудовой деятельности предъявляются вместе с книжкой или взамен неё. Требовать бумажную книжку работодатель не вправе.

Что именно предъявляет работник с электронной книжкой

Абзац 3 части 1 статьи 65 ТК говорит прямо: при заключении трудового договора человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК. Если он отказался от бумажного носителя, он приносит именно сведения о трудовой деятельности — документ, который формируется по данным индивидуального персонифицированного учёта.

На практике это справка по форме СТД-Р, если её выдал предыдущий работодатель, или СТД-СФР, если сведения запрашивали в Социальном фонде. В справке видны работодатели, должности, даты приёма и увольнения, основания — то, что раньше читали в трудовой книжке.

Исключение одно: если человек поступает на работу впервые, трудовой книжки у него нет и сведений о трудовой деятельности тоже. Тогда он приносит общий комплект документов, а запись о приёме делает уже новый работодатель, и книжка ведётся в электронном виде.

В каком виде принимают сведения

На бумаге: СТД-Р, заверенную предыдущим работодателем, или СТД-СФР, полученную в Социальном фонде. На СТД-Р печать работодателя ставится при её наличии.
В электронном виде: файл справки в формате pdf и отдельный файл подписи в формате sig — вместе они подтверждают документ.
Электронная справка подписана усиленной квалифицированной электронной подписью; без неё файл не заменяет бумажный документ.
Копию себе: сведения о трудовой деятельности остаются у работника, работодатель их не забирает насовсем.

Почему бумажную книжку требовать нельзя

Часть 3 статьи 65 ТК запрещает требовать от поступающего документы, не предусмотренные трудовым законодательством, указами Президента и постановлениями Правительства. Бумажной трудовой книжки у человека с электронной нет, и её отсутствие не основание для отказа в приёме.

Если работник перешёл на электронные сведения у прошлого работодателя, новый работодатель не принимает и не заполняет его бумажную книжку: записи ведутся только в электронном виде, а кадровые события уходят в Социальный фонд отчётом ЕФС-1.

Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе отказаться от неё в любой момент — тогда он подаёт заявление, получает книжку на руки с закрывающей записью и дальше приносит только сведения о трудовой деятельности.

Что приносит работник в разных ситуациях

	Бумажная книжка	Электронная книжка	Первый приём на работу
Основной документ о стаже	Трудовая книжка	Сведения о трудовой деятельности: СТД-Р или СТД-СФР	Нет, книжку заводит новый работодатель
Кто ведёт записи	Работодатель в бумажной книжке	Работодатель в электронном виде, отчёт в СФР	Работодатель в электронном виде
Можно ли потребовать бумажную книжку	Она и так на руках	Нельзя, документ не предусмотрен	Нельзя, книжки ещё нет
Как подтвердить стаж до 2020 года	По записям в книжке	По книжке, если работник её принёс показать, или по СТД-СФР	Стажа нет

Что делать кадровику на приёме

Проверьте справку: фамилия, СНИЛС, последнее место работы и дата увольнения должны сходиться с тем, что человек рассказывает о себе. Электронную справку принимайте файлами pdf и sig — их достаточно, отдельная бумажная копия не нужна.

Заявление о переходе на электронную книжку или об отказе от неё при приёме не берут: статья 65 ТК такого документа не называет. Выбор человек сделал у прошлого работодателя, и повторять его при трудоустройстве не нужно.

Если человек говорит, что книжка электронная, а сведений о трудовой деятельности нет, попросите запросить справку СТД-СФР в Социальном фонде или у прошлого работодателя. Принять его без подтверждения стажа можно, но запись о приёме и отчёт в фонд всё равно придётся оформить.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель требовать выписку из электронной трудовой книжки?

Нет. Работник предъявляет сведения о трудовой деятельности, когда поступает на работу, — это его документ по статье 65 ТК. Отдельно запрашивать выписку и хранить её у себя работодатель не обязан.

Можно ли отказать в приёме, если нет бумажной трудовой книжки?

Нельзя. Часть 3 статьи 65 ТК запрещает требовать документы, не предусмотренные законом. У работника с электронной книжкой бумажной нет, и это не препятствие для трудового договора.

Хранить ли справку СТД-Р у себя?

Обязанности хранить сведения о трудовой деятельности работника в личном деле трудовое законодательство не устанавливает. Для кадрового учёта достаточно данных, которые вы вносите в свои документы и отчёт ЕФС-1.

Что если работник принёс только бумажную книжку, а говорит, что она электронная?

Смотрите на документ, а не на слова. Если в справке СТД-Р или СТД-СФР нет записи о переходе, человек остался с бумажной книжкой, и принимать её нужно в общем порядке. Ошибку прошлого работодателя исправляют через него.

Нужно ли заявление о ведении электронной книжки при приёме?

Нет. Статья 65 ТК перечисляет документы при трудоустройстве и такого заявления не называет. Переход на электронную книжку работник оформлял у прежнего работодателя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Приём, переводы, отпуска, отчёты в фонд — на это уходят часы, которые собственник не видит. Я смотрю, какие операции в кадровом учёте повторяются каждый месяц, и показываю, что выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»