Если у сотрудника электронная трудовая книжка: что выдавать при увольнении

Статья 84.1 ТК РФ требует рассчитаться с работником и выдать документы в день прекращения трудового договора. Для сотрудника с электронной трудовой книжкой это значит: бумажную книжку не ищем и не заполняем — её нет, а вместо неё выдаём СТД-Р.

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. В ней перечислены все кадровые события за период работы у данного работодателя: приём, переводы, увольнение. Справку подписывает руководитель или уполномоченное им лицо, на бумажном варианте ставят печать организации, если она есть.

Если работник в заявлении на увольнение или отдельным заявлением попросил электронный формат, СТД-Р подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют по указанному им адресу. Без такой подписи электронный документ юридически не равен бумажному.

В шапке указывают наименование организации, её ИНН и КПП, данные работника: фамилию, имя, отчество, СНИЛС, дату рождения. Ниже — период работы у этого работодателя и сведения о кадровых событиях: дата, вид события, реквизиты приказа.

Запись об увольнении делают точной формулировкой Трудового кодекса со ссылкой на статью, часть и пункт — так же, как в бумажной трудовой книжке. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Внизу — должность, подпись и расшифровка подписи лица, выдавшего сведения, дата выдачи. Если справку выдают на бумаге, её заверяют печатью организации при наличии. Электронную версию подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обязательной формы журнала закон не устанавливает. Вести его удобно, чтобы подтвердить факт выдачи, если работник позже заявит, что справку не получил. В журнале обычно графы: порядковый номер, фамилия и инициалы работника, табельный номер, дата увольнения, номер и дата СТД-Р, формат выдачи (бумажный или электронный), подпись работника или отметка об отправке заказным письмом.

Запись делает сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство. Если работник получает справку лично, он ставит подпись в графе получения. Если справку отправили почтой, в журнале указывают номер почтовой квитанции и дату отправки — с этого момента обязанность считается исполненной.

Когда в день увольнения выдать СТД-Р невозможно — работник отсутствует или отказывается получать, — работодатель направляет ему сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, заказным письмом с уведомлением. Это правило части 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности. Копию письма и почтовую квитанцию хранят в кадровом деле.

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении работодателя привлекают по частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Кроме того, статья 234 ТК РФ обязывает возместить работнику заработок, который он не получил вследствие незаконного лишения возможности трудиться, в том числе из-за задержки предоставления сведений о трудовой деятельности.

Чтобы избежать спора, фиксируйте выдачу в журнале или отправку почтой. Подпись работника в журнале или квитанция об отправке заказного письма — доказательство, которое суд принимает.