Если электронная трудовая книжка при увольнении работника: что надо делать

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель ведёт и передаёт в Социальный фонд, а работник видит в личном кабинете. При увольнении бумажную книжку такому работнику не выдают: в последний рабочий день он получает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а запись об увольнении уходит в фонд в составе ЕФС-1.

Что меняется, если книжка электронная

С 2020 года у части работников бумажной трудовой книжки нет: они написали заявление о переходе на электронную, а впервые поступившим на работу после 2020 года бумажную книжку не заводят вовсе. Обратный переход на бумагу законом не предусмотрен, поэтому до самого увольнения единственный документ о стаже у такого человека — сведения о трудовой деятельности.

Для кадровика это значит: в день увольнения вместо привычной книжки нужен другой документ — СТД-Р. Остальная процедура — приказ, ознакомление, расчёт, запись в сведениях — идёт как обычно.

Какие документы выдать в последний рабочий день

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р за период работы у вас — на бумаге с подписью сотрудника кадров и печатью организации или в электронном виде, подписанном усиленной электронной подписью работодателя, если она есть.
Расчётный листок с детализацией выплат за последний рабочий месяц.
Заверенные выписки из формы ЕФС-1, которую вы подали в Социальный фонд.
По письменному заявлению работника — справку о доходах и суммах НДФЛ и справку о среднем заработке. Это документы по запросу, а не обязательный набор.

Запись об увольнении: где она появляется

В бумажную трудовую книжку запись не вносят — её просто нет. Запись об увольнении формируется в сведениях о трудовой деятельности: основание и причина прекращения договора указываются в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса и со ссылкой на статью, часть и пункт.

Работник видит эту запись в личном кабинете на портале госуслуг и в клиентской службе Социального фонда. Если он обнаружит неверную или неполную информацию, работодатель обязан её исправить и передать корректные сведения.

Куда и в какой срок подать сведения

Сведения о приёме и увольнении — в составе ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Остальные кадровые изменения — не позднее 15-го числа следующего месяца.
Сведения о работе до 2020 года в электронную книжку по умолчанию не попадают: их можно дополнить по заявлению работника, поданному в Социальный фонд.
После заявления о переходе на электронную трудовую выдайте бумажную книжку работнику. Она остаётся у него как источник сведений о прежней работе.

Если работник не пришёл за документами

Когда в день прекращения договора выдать сведения о трудовой деятельности невозможно — работник отсутствует или отказывается их получать, — работодатель направляет ему по почте заказным письмом с уведомлением сведения за период работы у него на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Со дня отправки письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления сведений. Если сведения не выдать или задержать, возможна административная ответственность по статье 5.27 КоАП, а по статье 234 ТК — возмещение не полученного за время задержки заработка.

Частые вопросы

Нужно ли заявление работника, чтобы выдать СТД-Р при увольнении?

Нет. В день увольнения сведения выдают без заявления. Заявление нужно, если работник просит СТД-Р в течение работы, — тогда способ выдачи он указывает сам: на бумаге или электронным документом с подписью работодателя.

Что делать, если работник выбрал электронную книжку прямо в день увольнения?

Выдайте работнику бумажную трудовую книжку не позднее дня увольнения, внеся запись о его заявлении. Также в день увольнения предоставьте сведения о трудовой деятельности за период работы у вас.

Совместителю тоже выдавать СТД-Р?

Да, сведения о трудовой деятельности ведут на каждого работника, включая совместителей и дистанционных. Поле о поданном заявлении на переход по совместительству не заполняют: книжку такой работник вёл по основному месту работы.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет, обратный переход законом не предусмотрен. Бумажная книжка остаётся у работника как источник сведений о работе до 2020 года.

Что будет, если не подать сведения об увольнении в срок?

Нарушение порядка подачи сведений в Социальный фонд — повод для административной ответственности по статье 5.27 КоАП. Кроме того, за задержку сведений о трудовой деятельности работодатель возмещает работнику не полученный заработок по статье 234 ТК.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые процедуры держатся на регламенте, а не на памяти кадровика

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Увольнение — это цепочка: приказ, запись, СТД-Р, ЕФС-1, расчёт. Когда кадровик один, часть шагов держится в голове, и ошибка всплывает через месяц.

Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы сотрудникам, карточки в CRM, сверки, отчёты. Показываю, какую рутину выгодно отдать программам, подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»