Как внести запись в электронную трудовую книжку

По статье 66.1 Трудового кодекса сведения о трудовой деятельности формирует работодатель. Он же передаёт их в Социальный фонд, а фонд накапливает данные о каждом человеке — это и есть электронная трудовая книжка.

В электронную трудовую попадают личные данные работника, сведения о работодателе, должность или вид работы, даты приёма, перевода, увольнения, приостановки и возобновления трудового договора, основание и причина увольнения, а также дата заявления о выборе формата книжки. Посмотреть свою ЭТК можно в любое время на портале Госуслуг.

Отдельной «записи в книжке», которую кадровик вписывает в бланк, при электронном формате нет. Чтобы сделать запись в электронной трудовой книжке о приёме на работу, работодатель издаёт приказ и передаёт в фонд сведения из подраздела 1.1 формы ЕФС-1 — с должностью, датой и основанием. Сделать это нужно включительно до рабочего дня, следующего за днём подписания трудового договора.

При увольнении в тех же сведениях указывают основание и причину прекращения договора, а передать их нужно после приказа и не позже следующего рабочего дня. Работнику остаётся проверить данные на Госуслугах. Если запись не появилась или в ней ошибка, разбираться нужно с работодателем: именно он отвечает за полноту и точность переданных сведений.

Заполнение электронной трудовой книжки — это не работа с бланком, а передача сведений в фонд по каждому кадровому событию. Работодатель заполняет подраздел 1.1 формы ЕФС-1: указывает работника, работодателя, должность или вид работы, дату события и основание, а фонд переносит эти данные в лицевой счёт человека.

Заполнять книжку вручную не нужно и нельзя: работник видит готовые сведения на Госуслугах, а исправления проходят через работодателя и фонд. Если сотрудник не писал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведёт обе версии — бумажную и электронную.

Работодатели передают в фонд данные обо всех периодах работы начиная с 1 января 2020 года. Сведения о более ранней работе в электронную трудовую сами не попадут: чтобы их добавить, человек обращается в Социальный фонд лично, через Госуслуги или через МФЦ и представляет бумажную трудовую книжку либо её заверенную копию или другие документы.

Если работник не писал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведёт обе версии. При отказе от бумажной её выдают на руки. Тем, кто впервые поступил на работу с 1 января 2021 года, бумажную трудовую книжку не оформляют.

Работник с бумажной трудовой может в любой момент перейти на электронный формат: он подаёт работодателю письменное заявление, и обратной дороги уже не будет. При подаче заявления работодатель выдаёт трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи, а если заявление подано меньше чем за три рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения.

При выдаче в книжку вносится запись: в графе 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 — заявление с датой и номером регистрации. Запись заверяет работодатель или ответственный за ведение книжек, с печатью при её наличии. Это единственный случай, когда при электронном формате в бумажном бланке ещё появляется запись.