Как делать авансовый отчет по чекам
Коротко
Авансовый отчёт по чекам — это документ, которым сотрудник показывает, на что потратил выданные под отчёт деньги, и прикладывает кассовые чеки как подтверждение покупки. Отчёт составляет подотчётное лицо, проверяет бухгалтер, утверждает руководитель. По статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждая хозяйственная операция оформляется первичным документом, и авансовый отчёт — как раз такой документ.
Кто сдаёт отчёт и на что выдают деньги
Деньги под отчёт получает подотчётное лицо: работник по трудовому договору, включая совместителей и удалённых, а также исполнитель по гражданско-правовому договору на работы или услуги. В командировку можно направить только работника по трудовому договору.
Цели бывают разные: канцелярия и материалы для офиса, бензин для служебной машины, запчасти, оплата услуг, поездка. Предприниматель свои деньги тратит без отчёта, а руководитель общества так не может — ему нужен тот же авансовый отчёт.
Как оформить отчёт по чекам: по шагам
- Выдать деньги под отчёт: по заявлению работника или по приказу руководителя, достаточно одного документа.
- Сотрудник заполняет лицевую сторону отчёта: своё имя, назначение аванса, сумму полученных денег.
- На оборотной стороне перечисляет документы построчно: номер по порядку, дату чека, номер документа, наименование, сумму в рублях, при оплате валютой — сумму в валюте.
- Нумерует приложенные чеки в том же порядке, в каком записал их в отчёте, и прикладывает оригиналы.
- Подписывает отчёт и ставит расшифровку подписи.
- Бухгалтер проверяет чеки и суммы, руководитель утверждает отчёт. После утверждения расходы идут в учёт.
Какие чеки годятся
К отчёту прикладывают бумажные кассовые чеки или распечатки электронных. Копия бумажного чека без оригинала расход не подтверждает.
Электронный чек, который пришёл на почту, на телефон или открылся по QR-коду, сотрудник распечатывает сам и прикладывает к отчёту — пункты 2, 3 и 3.1 статьи 1.2 Закона о применении контрольно-кассовой техники это допускают.
В чеке должны быть обязательные реквизиты, включая наименование и стоимость каждого товара и QR-код. Если продавец прислал только копию, он обычно отправляет на телефон или почту сам чек или данные, по которым его можно найти на сайте: сотруднику остаётся распечатать чек и приложить.
Срок отчёта и что будет, если опоздать
Общий срок отчёта по подотчётным суммам устанавливает руководитель компании или предприниматель. По командировочному авансу работник представляет отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения.
Если сотрудник не отчитался вовремя, невозвращённую сумму могут признать его доходом и начислить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому срок стоит прописать в локальном акте и напоминать о нём при выдаче денег.
Отчёт можно оформить и в электронном виде и подписать электронной подписью — по силе он равен бумажному.
Когда чек нужен не один
Для вычета НДС одного кассового чека мало: нужен счёт-фактура, письма Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 05.03.2021 № 03-03-07/15819 и от 17.09.2008 № 03-03-07/22 говорят об этом прямо.
Покупку у человека без статуса предпринимателя подтверждает закупочный акт. Если оригинал документа на приобретение товаров передан на склад, к отчёту прикладывают его копию.
Расходы на бензин по чекам проводят, когда в приказе о командировке или о поездке указано, что работник едет на личном автомобиле, и установлен расход топлива по технической документации; к отчёту добавляют маршрутный лист.
Частые вопросы
Можно ли приложить копию чека вместо оригинала?
Копия бумажного чека без оригинала расход не подтверждает. Если продавец выдал только копию, оригинал или данные для его поиска обычно приходят на телефон или почту — такой чек распечатывают и прикладывают.
Подойдёт ли распечатка электронного чека?
Да. Электронный чек, полученный по почте, на телефон или через QR-код, сотрудник распечатывает и прикладывает к отчёту; это прямо допускают пункты 2, 3 и 3.1 статьи 1.2 Закона о применении контрольно-кассовой техники.
В какой срок сдавать отчёт?
В срок, который установил руководитель. Отчёт по командировочному авансу представляют в течение трёх рабочих дней после возвращения.
Можно ли выдать деньги под отчёт, если по прошлому авансу сотрудник ещё не отчитался?
Да. Неотчитанный прошлый аванс не мешает выдать деньги на новую цель.
Что будет, если сотрудник не сдал отчёт?
Невозвращённую сумму могут признать его доходом и начислить НДФЛ и страховые взносы.
Нужна ли на отчёте печать?
Нет. Форма не предусматривает печать на авансовом отчёте.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Чеки и отчёты не должны съедать вечера
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Разбор чеков, сверка сумм, перенос данных в учёт — работа, на которую уходят часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, где в отделах повторяются одни и те же действия, и показываю, какую часть выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.