Авансовый отчёт по командировке: срок предоставления

Срок предоставления авансового отчёта по командировке один — три рабочих дня с даты возвращения из поездки. Отсчёт идёт по рабочим дням, поэтому суббота, воскресенье и праздники в него не входят. Если сотрудник вернулся в пятницу, отчёт он сдаёт в течение следующих трёх рабочих дней, а не трёх календарных.

Для заграничных поездок срок тот же: три рабочих дня после возвращения из командировки. День приезда определяют по прибытию транспорта в место постоянной работы с учётом времени проезда от аэропорта, вокзала или пристани, расположенных за чертой населённого пункта. Отдельного срока для загранкомандировок нет.

К отчёту идут документы, которые подтверждают расходы: билеты, чеки и счета за гостиницу, квитанции на проезд и другие траты, произведённые с ведома или разрешения работодателя. Без подтверждающих документов расходы нельзя принять к учёту, а выданные под отчёт суммы остаются за сотрудником.

Отчёт составляет сам работник, проверяет бухгалтер, утверждает руководитель. Если поездок было несколько и деньги выданы на все сразу, расходы по каждой поездке учитывают отдельно, по мере сдачи отчётов.

Если сотрудник не сдал отчёт в срок, суммы, выданные под отчёт, нельзя признать расходом до момента сдачи отчёта. Значит, организация теряет подтверждённые затраты в налоговом учёте, пока документы не появятся.

Работодатель вправе прописать в локальном акте последствия: напомнить сотруднику письменно, потребовать представить отчёт или вернуть деньги в кассу в установленный срок. Разумно указать этот срок в положении о командировках или в приказе о выдаче средств под отчёт, чтобы требование опиралось на документ, а не на устную договорённость.